PAA3 2 V2

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE
TARJETAS DE IDENTIFICACIÓN

Código: PAA3-2
Versión: 2
Fecha: Agosto 2012

1. OBJETIVO.
Proporcionar tarjeta de identificación a los estudiantes, egresados, profesores y empleados con el fin de
confirmar su incorporación a la Universidad Cooperativa de Colombia.
2. ALCANCE.
Este procedimiento aplica para la solicitud, toma fotográfica, impresión, entrega,reposición y renovación
de la tarjeta de identificación de los estudiantes, egresados, profesores y empleados de la Universidad
Cooperativa de Colombia.
3. DESARROLLO
N°

ACTIVIDAD




1

Organizar
la
logística para toma
de fotografía









2

Presentar
documento
de
identificación para
la toma de foto

RESPONSABLE

DOCUMENTOS
REGISTROS

Designar la persona responsable de la
toma de fotografía.Para toma masiva
puede tramitarse contratación de una firma
externa y para duplicados o personal que
se vincula durante el semestre un
designado
del
Departamento
de
comunicaciones.
Disponer el computador y sitio para la
toma de fotografía.
Informar a través de correo electrónico a
las dependencias y miembros de la
comunicad sobre los requisitos, día, hora y
demás asuntos a tener en cuenta parala
jornada.
Disponer la lista “solicitud de elaboración
de diplomas y actas de grado” expedida
por el Jefe DARC de la sede.

Coordinador de
comunicaciones

No aplica

Informar mediante un memorando al
coordinador de comunicaciones de la sede
quien será el auxiliar CAD que acompañará
el proceso.

Coordinador CAD
o quien haga sus
veces

Memorando

DESCRIPCIÓN

Presentar documento de identificaciónoriginal para cada tipo de usuario
(Estudiante,
profesor,
empleado
o
egresado) con el fin de realizar la toma de
foto para la tarjeta de identificación.

NOTA: Para la expedición del DUPLICADO,
además del documento de identificación , es
necesario presentar el recibo de pago de los
derechos pecuniarios establecidos por la

Estudiante
Profesores
o
Empleado

No aplica

Egresado

Solicitud
Duplicadoo
Reposición
Tarjeta de

N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

Universidad para estos efectos y el formato
“Solicitud Duplicado o Reposición Tarjeta de
Identificación”. En el caso de los egresados
deben presentar copia del acta de grado.


3

Realizar
fotográfica

Auxiliar
del
CAD

Base de datos
elaboración
tarjetas de
identificación

Realizar toma fotográfica garantizando los
parámetros defoto de pasaporte.
Informar al Auxiliar CAD el código del
registro fotográfico asignado por la
cámara.

Responsable de
tomar fotografía

Registro digital
Fotográfico



Hacer descarga masiva de registros
fotográficos en el PC asignado por la
Coordinación de Comunicaciones.

Responsable de
tomar fotografía

Registro digital
Fotográfico



Registrar en el sistema de carnetización
clave y usuariopara cargar las fotografías
y la base de datos de los usuarios.
Realizar carga de fotografía y base de
datos en el sistema de información de
carnetización.

Auxiliar
del
CAD o
Responsable de
toma de fotografía

Sistema de
carnetización



Realizar
impresión
de
tarjeta
de
identificación conforme la información
cargada en el Sistema de carnetización.

Contratista
de carnetización

Tarjeta deidentificación



Enviar al Coordinador del CAD o quien
haga sus veces las tarjetas de
identificación, clasificadas por tipo de
usuario, adjuntando de forma impresa el
formato
listado
de
tarjeta
de
identificación remitidas.

Contratista
de carnetización

Recibir y verificar Tarjetas de identificación
y listado del contratista de carnetización.
Realizar la devolución de las tarjetas que
presentenalguna inconsistencia mediante
carta oficial.

Coordinador CAD o
quien haga sus
veces

Comunicar fechas de entrega de Tarjetas
a los usuarios.
Entregar tarjeta de identificación y hacer
firmar listado a los usuarios.

Auxiliar
del
CAD

toma




Cargar fotografía
en el sistema



5

6

Realizar impresión
de
tarjeta
de
identificación

Enviar tarjetas de
identificación


7

8

Revisar tarjetas de...