Palabras del archivo

VOCABULARIO ARCHIVÍSTICO

Tutor:
ILEANA MEDINA VILLANI

Presentado; MARIA ANGELICA PIMENTEL

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Administración Documental 194162
SENA
2010

VOCABULARIO ARCHIVÍSTICO

Conocer las palabras técnicas de la administración documental es una herramienta fundamental, ya que de ella depende el grado de conocimiento que puedo tener acerca del archivo. A continuación las palabrastécnicas.

• Admón. Documental: Es la Administración de documentos a nivel de la oficina o de una Unidad, tiene como finalidad servir la información de manera precisa, ágil y oportuna aquellos que la requieran. En otras palabras controla, almacena, elimina y recupera información de toda clase para cumplir con cabalidad el objetivo.

• Casilleros: Mueble con divisiones para clasificar oguardar papeles u otros. Por lo general son fabricados en bloques de uno o más cuerpos, que se colocan formando baterías de múltiples unidades.

• Clasificación: Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o si se trata de un fondo particular con las actividades del personaje que generó los documentos, obien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.

• Conservación: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

• Cronológico: Listado consecutivo de fechas

• Documentación: Es un documento entendido en su sentido amplio y recogidos de manera arbitraria por su contenido yclasificados también por materias, sin tener en cuenta su origen. Así un centro de documentación puede integrar documentos sobre soportes muy variados, y tanto de carácter original como reproducciones.

• Documento : Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidadde información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) Es sinónimo de unidad documental. elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente.

• Epistolar: Carta o misiva que se escribe a una persona.

• Estructura funcional: Es la que determina la existencia de diversossupervisores cada cual especializado en diferentes áreas. Proporciona el máximo de especialización a los diversos órganos, lo cual permite que cada cargo se concentre exclusivamente en su trabajo o función. La especialización en todos los niveles, permite la mejor supervisión técnica posible, pues cada cargo responde ante “peritos” en su campo de especialización. Desarrolla la comunicación directasin intermediarios, más rápida y con menos interferencias

• Expediente: Es una unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

• Facsímil: Un facsímil, también llamado facsímile, es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de granvalor, como un libro, un manuscrito, un mapa o un dibujo a mano alzada Es decir es la reproducción fiel de un documento logrado a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico.

• Filatelia: Es la afición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales. En los cuales en los sellos queda representada parte de la historia nacional o regional de los paísesmediante figuras de personajes ilustres, monumentos, pinturas, flora, fauna, historia postal, etc.

• Flujo: Es el movimiento continuo de los archivos

• Flujograma: Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso. Además de la secuencia de actividades el flujograma muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del...