Papel Administrador

PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL

Para una organización es muy importante establecer políticas y normas, para ello existen varios métodos con los cuales se puedenlograr de forma eficiente la administración documental.
En la organización a la cual pertenezco, se controla la información generando órdenes de trabajo en un software demantenimiento (MP2), en el cual están clasificados todos los equipos mantenibles y sus respectivas rutas para la cada uno de ellos.
Estas órdenes de trabajo son entregadas alos técnicos, para que realicen el respectivo mantenimiento del equipo (bombas, motores, válvulas, entre otros) según ruta, estas personas apuntan en las ordenes de trabajocomo encontró el equipo, que le realizo al equipo, y como quedo el equipo después de realizar su respectivo mantenimiento, y se anotan los tiempos empleados en dichosmantenimientos, junto con el protocolo de mantenimiento.
Cuando estos reportes llegan ya diligenciados por los técnicos, se ingresan al sistema todos los datos (comentarios,tiempos). Se archivan por seis meses las órdenes de trabajo por semana y área (Mecánica, Electricidad, Instrumentación).
Los protocolos van en las hojas de vida de cadaequipo, lo cual permite lograr tener una información de manera precisa y ágil para el momento en que se requiera tener la historia de cada uno de los equipos que tiene a cargo eldepartamento de Mantenimiento. Además de que la historia más detallada en cuanto a tiempos de reparación y comentarios más completos se pueden obtener del software, ya quelas órdenes de trabajo en la que los técnicos reportan t se archivan por tan solo 6 meses. Con esto se logra medir la confiabilidad y disponibilidad de nuestros equipos.