Parámetros Trd

MODELO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL (T.R.D.)

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PARAMETROS DE LAS T.R.D.

1. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Nivel jerárquico donde se desprende la oficina productora según el organigrama.2. OFICINA PRODUCTORA: Hace referencia a la oficina que produce los documentos, la que los genera y emite.

3. CODIGO DE LA SERIE: Está conformado por el Código de la Dependencia: nueve (9) dígitos yuna (1) letra que corresponde al Centro de Costos asignado por el sistema de información SAP; seguido por el Código de la Serie: tres dígitos y por último, el Código de la Subserie (si se requiere):dos códigos. Estos últimos son asignados por la Coordinación de Archivo y Correspondencia según listado adjunto.

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4. SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES: Las palabras en MAYÚSCULA corresponden alnombre de la serie o la subserie. Los diferentes tipos de documentos que conforman una serie aparecen en minúscula.

Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas


Tipo Documental: Referencia a la especie documental que revela tanto el contenido comola estructura física del documento. Pueden ser entre otros tipos documentales, actas, contratos, facturas, etc.

5. TRADICIÓN: Especifica si el documento se conserva en original (O) o copia (C).6. RETENCIÓN: Tiempo en años de permanencia que se le asigna a los documentos en su ciclo vital (Archivo Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico). En el caso del Archivo de Gestión este tiempo secontará una vez el documento haya terminado su proceso, vigencia y/o utilización, al cabo del cual se efectuará su transferencia documental, tal como se indique en la T.R.D..

Archivo de Gestión(A.G): Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa, también es llamado archivo de oficina.


Archivo Central (A.C) Es el que se agrupan...