Para el Buen Uso Del Papel

GUIA
GUIA PARA EL MEJOR USO DEL PAPEL
Código: GUI001GDC

Versión: 01

Fecha de Aprobación: 17-09-2012

Página 1 de 5

OBJETIVO DE LA GUIA
El objetivo principal de esta guía en proporcionar a la Comunidad Universitaria, un conjunto
de herramientas, en su mayoría con un componente cultural, mediante el cual se busca
reducir el uso del papel en las actividades académicas yadministrativas, como un primer paso
para avanzar en la implementación de una administración pública cero papel.
Adicionalmente la guía busca:
Promover entre los diferentes actores de la Universidad Pedagógica Nacional un
sentido de responsabilidad con el ambiente y con el desarrollo sostenible del país.
Promover entre los directivos de la Universidad un compromiso con las políticas de
eficienciaadministrativa y cero papel en la administración pública.
Contribuir a la construcción de los indicadores que nos permitan medir el impacto de
las medidas adoptadas en la reducción de consumo de papel y la sustitución de
procedimientos y trámites basados en papel por trámites y procedimientos electrónico.
NORMATIVIDAD
Decreto Presidencial 04 de 2012
Guía N° 1: Buenas prácticas para reducir elconsumo de papel
RESPONSABLE
Oficina de Desarrollo y Planeación
Toda la Comunidad Universitaria
DEFINICIONES
¿Qué es cero papel?
El concepto de cero papel se relaciona con la reducción sistemática del uso del papel
mediante la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios
electrónicos.
Es una consecuencia de la administración electrónica que se refleja en la creación,gestión y
almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización
de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Documento Oficial. Universidad Pedagógica Nacional

La estrategia Cero Papel no concibe la eliminación radical de los documentos en papel. La
experiencia de países que han adelantado iniciativas similares ha demostrado que losdocumentos en papel tienden a convivir con los documentos electrónicos en la medida que el
Estado no puede negar a los administrados la utilización de canales presenciales o en papel.
La Universidad Pedagógica Nacional y sus directivas, consientes de la necesidad de
implementar acciones que favorezcan el medio ambiente e incrementar la eficiencia
administrativa y en consideración a la DirectivaPresidencial número 04 de 2012, expresan su
voluntad al tomar las medidas necesarias y pertinentes para llevar a cabo esta estrategia.
Es por esto que la Universidad emite ésta guía la cual debe ser aplicada por cada uno de los
servidores públicos y las áreas que integran a la Institución a través de diez (10) políticas que
se describen a continuación.
ALCANCE DE LA GUÍA
La guía está dirigidatanto a los responsables de la toma de decisiones en la Universidad
Pedagógica Nacional como a todos los integrantes de los equipos de trabajo, servidoras y
servidores públicos, con el propósito de que las buenas prácticas promovidas en este
documento, se extiendan en toda la Comunidad Universitaria.

Documento Oficial. Universidad Pedagógica Nacional
Código: GUI001GDC
Fecha de aprobación:17-09-2012

Versión: 01
Página 2 de 5

DESCRIPCIÓN
Diez (10) políticas para un mejor uso del papel
1.

Fotocopiar e imprimir a doble cara

Un método eficaz para reducir el consumo de papel en las oficinas se encuentra en la
utilización de ambas caras de la hoja, en lugar de una sola. Cuando se utilizan las dos caras
se ahorra papel, envíos, espacio de almacenamiento, se reduce el peso,son más cómodos
para engrapar, encarpetar y transportar.
Todos los servidores públicos de la Universidad Pedagógica Nacional, deberán utilizar por
defecto la impresión y fotocopia a doble cara, con excepción de aquellos casos en que
normas internas, como las del Sistema de Gestión de Calidad o Programa de Gestión
Documental, o requerimientos externos, exijan el uso de una sola cara de la...