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Etapas de un evento
PRE – EVENTO
INVESTIGACION
Luego de haberse escogido el tema se deberá definir con claridad los objetivos que se pretenden alcanzar o lograr a través de las actividades que se llevarán a cabo.
Al elegir el nombre del evento se debe considerar la naturaleza del mismo para determinar su tipo, bien sea un congreso, un seminario, un simposio u otro. Tal nombre debe ser corto yllamativo, pero sobre todo debe adecuarse al propósito que se busca con la realización del evento
1.- Determinar los Objetivos y definir el Tipo de evento y su nombre de acuerdo a los fines del mismo

INVESTIGACION
1.- Se debe efectuar un briefing con el cliente para establecer sus necesidades y expectativas.
2.- El organizador de eventos debe efectuar un análisis diacrónico (pasado, misiónoriginal, su desarrollo) – sincrónico (misión actual, estilo gerencia, la estructura, su tecnología y el clima organizacional).
Nombrar el Comité Organizador Sus miembros son los responsables de la planeación del evento, su número varía de acuerdo a la magnitud del evento y demás condiciones específicas del mismo El encargado de coordinar y dirigir a los integrantes de las distintas comisiones detrabajo es el Coordinador General Programación de Eventos.
Determinar el número y tipo de Invitados, Participantes, Delegados, Ponentes y Acompañantes Los invitados especiales le confieren notoriedad al evento debido a su prestigio, reconocimiento científico, social o político
Los participantes asisten al evento en calidad de público Los delegados acuden al evento en representación de una empresa,institución o grupo en particular Los ponentes o exponentes se encargan de hacer las disertaciones durante el evento
Los acompañantes no están directamente relacionados con el evento. Acompañan a ponentes, delegados o invitados especiales
Seleccionar la Fecha Para la selección de la fecha del evento se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Si hay suficiente margen de tiempo para laorganización requerida
Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de público Asegurarse de que no haya conflicto con las fechas de celebraciones religiosas, fiestas nacionales o regionales Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de ésta Programación de Eventos

PLANIFICACIÓN
3.- Seleccionar la fecha: ésta no debe coincidir con díasferiados y/o festivos, ni con otros eventos importantes próximos a realizarse, tomando en cuenta la disponibilidad de los participantes y/o invitados especiales.
4.- Seleccionar el(los) lugar(es) de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la capacidad, la comodidad, iluminación, equipos de sonido, proximidad, etc.
5.-Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados,ponentes y/o participantes
6.- Definir: Los Objetivos y políticas del evento: es esencial la fijación comprensiva de los objetivos para determinar el tema, el alcance y el programa. Tipo de Técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo.
ORGANIZACIÓN
7. Nombrar al Comité Organizador Coordinador General: es el responsable de coordinar, planificar y dirigir a losintegrantes de evento.
Las Comisiones: son equipos de trabajo que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistematizadamente.
8.-Fijar sede provisional del comité organizador.
9.-Seleccionar el temario, temas o puntos definidos que se trataran en el evento a desarrollar.
10.-Determinar el número y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales, participantes, ponentes yacompañantes. (se estimará tomando en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico como de recursos financieros
11. Elaborar el Cronograma General de Actividades
12.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos (Inventario Hipotético de Recursos).
13.-Elaborar el Presupuesto (estimación de costos y gastos que genere la realización del evento, más un 10% de gastos imprevistos)...