¿Para qué administrar la documentación?

ENSAYO
¿PARA QUE ADMINISTRAR LA DOCUMENTACIÓN?

POR
LUIS ALDEMAR CABRERA GUEVARA

CURSO
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Agosto 02 – Sept. 02 /10

¿PARA QUÉ ADMINISTRAR LA DOCUMENTACIÓN?En las organizaciones empresariales, instituciones públicas y privadas, pequeña y mediana empresa, también a nivel de la familia en el hogar, es importante hacer uso del conjunto de normas técnicaspara administrar el flujo de documentos de todo tipo.
Cuando tenemos que dirigirnos a una institución pública, una dependencia, a clínicas, o a una oficina de notariado y registro para expedir porejemplo un registro civil de nacimiento nos encontramos con que existen unas personas en un espacio físico con un equipamiento que son los encargados de Administrar y conservar esos documentos que encualquier momento de la vida nos exigen para llenar algún tipo de requisito en el procesamiento de un trámite; es de esta manera que tenemos que utilizar los servicios de un experto Archivista que muyseguramente ha recibido una buena capacitación para administrar la documentación.
Esta es una actividad muy antigua que era ejercida exclusivamente por Administradores, archiveros y bibliotecarioscuyas herramientas básicas eran: libros de registro, carpetas, archivadores, cajas y estanterías en los cuales se guardaban los documentos de papel; más tarde fueron los audiovisuales y los soportesmagnéticos u ópticos, los ficheros o kárdes, sistemas de codificación y clasificación. Actualmente se suman a estos medios los informáticos, muy necesarios hoy debido a la magnitud y nivel desofisticación que cada día van logrando los sistemas computacionales y que sirven de gran apoyo a las actividades administrativas.
La administración Documental la podemos desarrollar con las herramientas notan sofisticadas como son: los libros de registro, las carpetas, los archivadores, estanterías, la codificación y clasificación, los medios magnéticos, los ficheros, etc. Más en estos tiempos modernos...