PARTICIPACION

3.1 Actividad de reflexión inicial

Es por eso que se presenta el video denominado: PARA REFLEXIONAR SOBRE GESTIÓN DOCUMENTAL, el cual usted deberá observar y analizar con detenimiento, y posteriormente reflexionar acerca de la importancia de incluir en el sistema empresarial, la Gestión o Administración Documental.
Es importante tener un sistema de gestión documental, ya que es un beneficioen el que todos los documentos de la empresa están controlados y centralizados, en la empresa donde laboro manejamos demasiada documentación tal como, documentación interna, externa enviada, externa recibida, documentación del personal e historias clínicas de los docentes, y si contamos con un buen sistema de gestión documental este nos permitirá un fácil almacenamiento y una búsqueda rápida,mejoraremos el servicio, ahorraremos tiempo y dinero.
3.3 Actividad de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

La empresa que tomo es la oficina de recursos humanos donde laboro, ya que manejo las hojas de vida del personal que labora en la sede y al manejo de todos los documentos como comunicaciones internas, externas enviadas, externas recibidas, permisos del área.Funciones:

Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicación empresarial y permita la fluidez de la información de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que se destacan Son:

Control: en esta parte se realiza verificación a los documentos, de cómo se debe realizar la elaboración, el contenido deldocumento, su estructura y la disposición final del documento.

Mantenimiento: este puede ser entendido como el cuidado, la actualización del documentos y es este se conserva por su valor sustantivo, histórico o cultural según las reglas de cada empresa como en este caso el área de recursos humanos maneja hojas de vida, vacaciones, permisos, incapacidades y su conservación ira hasta que la persona laboreen la empresa



Almacenamiento de documentos: Esta función consiste en recopilar losdocumentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o temasespecíficos, y ubicarlos en un lugar adecuado según unas condiciones técnicas, conel fin de que sus características no se pierdan o se deterioren; además de facilitarsu consulta en la gestión administrativa, e incluso llegar a apoyarinvestigacionesde tipo social, jurídico, político, histórico y cultural dependiendo el tipo deempresa que se maneje. En la empresa se maneja información muy valiosa dondeclientes internos presenta su hoja de vida con toda su información que esto debees reservado y se tiene una ética como profesional con respeto y algo confidencial.Descarte de documentos (comité) En algún momento dado, todo archivodesistede ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso de los años, yaque empiezan a perder sus condiciones físicas y su importancia textual. Losdocumentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un proceso,deben ser desalojados del lugar en el cual se habían archivado y conservado, perono se puede proceder por sólo insinuación de la persona encargada sino quedebesujetarse a la normatividad, según el tiempo que lleven en el lugar y la revisión desus tablas de retención. Según el acuerdo 006 de 1996, el comité archivísticoasignado por el Archivo General de la Nación, interviene y toma la decisión dedescarte de documentos, soportándola con actas que justifiquen la actuación. Sinembargo, hay que tener en cuenta el tiempo estipulado, que regularmente soncinco años,pero dependiendo su funcionalidad pueden durar en un archivo hastadiez años.

Recuperación de la Información:
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Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploración de basesde datos, palabras claves, actas, registros, guías, catálogos, índices oindicios de lo que se desea hallar. Pero para que sea efectiva larecuperación de la información se acude a la búsqueda detallada deinformación...