Pasos fundamentales en la elaboración de procedimientos

PROCEDIMIENTO

Este apartado es el que debe contener los elementos propiamente informativos: Qué hizo, cómo, cuándo, dónde, con qué y para qué de la investigación. Se expone la metodología utilizada y en general todos los procedimientos teóricos y prácticos que se hayan empleado, se describen las actividades realizadas. En cuanto a los materiales utilizados hay que incluir las especificacionestécnicas y las cantidades exactas, así como la procedencia o el método de preparación.

PASOS FUNDAMENTALES EN LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
La elaboración del Manual de Procedimientos es una tarea exhaustiva y minuciosa, que requiere diseñar la metodología mínima

que conduzca en el menor tiempo posible a su elaboración.
Con este propósito, a continuación se ilustran algunos de lospuntos fundamentales que habrán de seguirse para su realización.
1. Investigación
Para llevar a cabo la investigación correspondiente previa a la integración del manual respectivo, es necesario planear las acciones pertinentes respecto a la identificación, captación, y diseño de los programas donde se consignen los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecución del mismo,para definir o conocer sus características, propiedades, alcances o fines, e influir en su contenido, mediante procesos subsecuentes de análisis y diseño.
Se debe determinar al responsable de la conducción del trabajo en la Unidad Administrativa que se trate, mismo que integrará el documento basado en los lineamientos y recomendaciones que se dan a conocer en la presente Guía, con el propósito deguardar homogeneidad en cuanto al contenido y presentación de los mismos.
La investigación en materia de sistemas y procedimientos tiene una metodología propia que en lo general se conforma y parte de un plan de investigación, cuyas actividades básicas son las siguientes:

1. El reconocimiento para este caso, de las unidades responsables, de su integración y de sus fuentes de informacióndisponibles, tales como normas, manuales y otros documentos afines, la revisión visual del medio; y la opinión o comentarios directos del personal.
2. La definición de los métodos para la investigación, tales como: la visita guiada, la observación directa, la lectura documental, la entrevista abierta o dirigida, entre otras. Se recomienda la entrevista abierta, en la cual se necesita una gran capacidadde retención y descripción.
3. El diseño y la aplicación de medios y materiales de apoyo tales como: la encuesta, la guía de entrevista o de observación, los cuestionarios, las fichas de información, los cuadros de problemas, necesidades y éxitos, el muestreo estadístico, etc.
4. La identificación de las normas, atribuciones, funciones y actividades básicas y complementarias.
5. El inventario deprocedimientos, tales como: la cantidad, homogeneidad, el tipo (institucionales o específicos), la vigencia y las actividades aún no procedimentadas y con posibilidades de documentarse.
6. La identificación de los requerimientos, tales como:; la depuración, actualización, modificación, sistematización o la creación de nuevos procedimientos.
La integración de la información se hará de tal modoque facilite el análisis, permita identificar las necesidades, resuelva los problemas de operación o productividad, canalice las ideas sobre mejora continua e innovación, plantee el objetivo, y jerarquice y de secuencia lógica a los pasos o la operaciones de las actividades; así como articular éstas con el marco funcional y normativo de la unidad responsable.
2. Análisis
Es una categoríametodológica que permite estudiar y distinguir las partes de un todo (institucional, unidad responsable, etc.), además de identificar y conocer los principios (sustancia y esencia), los elementos (atribuciones, estructura, funciones, procesos, recursos e interacciones) y los fines (objetivos, metas y resultados), de su composición, y contar así con las bases y los conocimientos necesarios para actuar,...