Pasos metodológicos

PASOS METODOLOGICOS
Tenga en cuenta la fecha programada en el cronograma de transferencias documentales concertado y elaborado por la unidad de archivo de la entidad.
  Siguiendo la metodología yrecomendaciones que haga la unidad de archivo  de la entidad o quien haga sus veces, y con el tiempo oportuno para dar cumplimiento al cronograma, prepare la transferencia primaria teniendo encuenta  lo establecido  en la Tabla de Retención Documental. Todo ingreso de documentos al Archivo Central  se hará oficial mediante la entrega física de la documentación y su registro en el  formato únicode inventario documental.
  Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que según la TRD deben transferirse.
  Efectúe el proceso de selección natural. Es decir,retire  aquellos documentos que no son esenciales en el expediente: Impresos o publicaciones periódicas (revistas, folletos, periódicos), formatos, hojas en blanco,  borradores, copia o fotocopia cuyos originales seencuentren en el expediente, fotocopia de leyes y decretos, cuando no formen parte integral del expediente.
  Ordenación de tipos documentales. Los documentos se van colocando uno atrás del otro enel orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que el último documento recibido sea el último que contenga la carpeta.
  Tenga en cuenta que en cada carpeta debe incorporarse unvolumen adecuado de folios.                                       
  Ordene los expedientes por años y secuencialmente siguiendo el código y la cronología en forma ascendente.
  Cuando tenga en ordenlas carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta (n), según la cantidad que vaya a transferir.
  Registre los datos completos, en el Formato Único de Inventario Documental, teniendo en cuenta que siun expediente está conformado por varias carpetas, en la columna “número de orden” consignará solamente el número que corresponda consecutivamente y en las columna notas, indicará cuántas...