pasos para conciliar

Código: U-IN-12.004.035
M ACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: ELABORAR CONCILIACIÓN BANCARIA
PROCESO: TESORERÍA

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SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA

INSTRUCTIVO:
ELABORAR CONCILIACIÓN BANCARIA

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M ACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: ELABORAR CONCILIACIÓN BANCARIAPROCESO: TESORERÍA

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SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO

OBJETIVO: Verificar la información registrada en libros en relación con los extractos bancarios, de manera tal
que se que permita establecer cuáles son las partidas que están pendientes por depurar, para elaborar el
respectivo informe para el seguimiento.

1.ALCANCE: Inicia con el cargue del archivo plano que contiene los registros del extracto bancario en el SGF –
QUIPU y finaliza con el archivo de los soportes de la conciliación bancaria y del informe de partidas
pendientes por depurar. Aplica para las áreas de Tesorería en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las
Unidades Especiales.

DEFINICIONES:
1. Archivo Plano: Archivoconformado por un conjunto de caracteres secuencial es separado por espacios,
comas u otro carácter especial, el cual tiene una extensión que lo identifica como tipo texto y que permite
que sea interpretado por los diferentes sistemas.
2. Conciliación bancaria: Proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la Tesorería tiene
registrados, en una cuenta de ahorros o corriente, con losvalores que el banco suministra por medio del
extracto bancario.
3. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado
de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad
Nacional de Colombia.
4. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, conorganización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN,
Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN.

CONDICIONES GENERALES:
1. Las conciliaciones bancarias de las cuentas bancarias de la Universidad Nacional de Colombia, se deben
elaborar mensualmente.
2. Para realizar el proceso de consolidación de la información de conciliaciones bancarias y partidaspendientes por depurar de la Universidad Nacional de Colombia, la División Nacional de Tesorería
elabora anualmente un cronograma para entrega de conciliaciones bancarias.
3. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar
quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la
dependencia dentro dela estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
4. Las partidas conciliatorias no deben tener antigüedad mayor a dos (2) meses.
5. El seguimiento de la depuración de partidas conciliatorias correspondiente a las Tesorerías de la Sede
Bogotá estará a cargo de la Sección Tesorería de la Sede Bogotá.

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO

1. Cargar archivo plano quecontiene los registros del extracto bancario en el SGF
– QUIPU y generar conciliación automática en el SGF – QUIPU
El auxiliar de Tesorería debe cargar en el SGF – QUIPU el archivo plano que contiene los registros del
extracto bancario. La conciliación debe hacerse a partir de la información de libros en el SGF – QUIPU,
por lo cual el extracto debe ser cargado en archivo plano en el mismo Sistema.
Esta es la ruta que debe seguir en el SGF – QUIPU para cargar el archivo plano del extracto bancario:

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INSTRUCTIVO: ELABORAR CONCILIACIÓN BANCARIA
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SGF – QUIPU:

Tesorería>Operativo>Conciliación>Importa extracto...