PASOS PARA ELABORAR UNA CARTA MODELO

Pasos para elaborar una carta modelo

Las cartas modelo son de gran utilidad cuando se desea elaborar un gran numero de ellas con un mismo contenido pero dirigidas adiferentes personas.

Para la creación de una carta modelo es necesario:

1. Crear una base de datos
2. Crear una carta maestra
3. Combinar los dos archivos para obtenerlacarta modelo

La base de datos contiene la información que se desea incluir en cada una de las cartas y es personalizada para cada persona. Esta base de datos se crea en unatabla y se utiliza una columna para cada dato.

Cada dato se conoce también como campos de combinación y estos pueden ser:

• Nombre
• Dirección
• Puesto desempeñado
•Teléfono, etc.

Esta tabla deberás guardarla en un documento independiente y solo contendrá la tabla.

Para la creación de la carta maestra es necesario abrir un archivonuevo después de capturar la carta se deberá guardar procurando que sea solo una hoja pues al combinarse si tenemos hojas demás estas también aparecerán.

Creación deldocumento combinado

Para iniciar la combinación de la base de datos con la carta maestra realiza los siguientes pasos:

1. Abre el archivo que contiene la carta maestra
2.Activa el menú herramientas
3. Selecciona la opción cartas y correspondencia activa la opción mostrar la barra de herramientas - combinar correspondencia

1) Configuración deldocumento principal: Donde elegirás carta
2) Abrir origen de datos: Para indicar la ubicación de la base de datos
3) Insertar campos combinados: donde deberás colocarte encada campo, presionar el botón insertar y cerrar la ventana para poder colocarte en la siguiente posición del campo, repetir los mismos pasos para cada uno de ellos.