Pasos para llevar a cabo una Asamblea

Las asambleas son un hecho colectivo, pero no una reunión de amigos. Es decir, debemos esforzarnos por tener una actitud adecuada, evitando una actitud pasiva tanto como ir a protagonizar la reunión. Y ser conscientes que la asamblea es para resolver un asunto común, no para resolver nuestros asuntos o rencillas personales.
En orden a esto es útil conocer algunas de las actitudes que se dan másfrecuentemente en las asambleas, tanto positivas como negativas y procurar hacer un esfuerzo para tener las primeras y evitar las segundas.

Preparación de la reunión.
Trabajo previo
Es importante llegar a la reunión con ideas previas sobre las cuestiones a tratar.
Preparar los temas consiste en garantizar que los asistentes no sólo conozcan los temas a tratar, sino que también esteconocimiento esté fundamentado y contrastado lo más que se pueda, para propiciar que las decisiones que se tomen sean las más acertadas. Para preparar los temas existen diversas fórmulas:

• Elaborar documentos previos y hacerlos llegar a los participantes.
• Organizar consultas o entrevistas con expertos en los temas a tratar.
• Consultar y dar a conocer en la reunión documentos o materiales sobre eltema.
• Hacer grupos de trabajo previos a la reunión donde se discutan los problemas y las alternativas con más tiempo.
• Traduciendo informes, cuentas o informaciones complicadas a un lenguaje comprensible por todo el mundo.

El orden del día
• La convocatoria se hará con suficiente antelación, incluyendo el orden del día.
Conviene que todo el mundo tenga claro cuándo va a ser la reunión,qué puntos van a tratarse, en qué orden, cuánto tiempo se estima que durará y qué tareas son necesarias hacer antes de la reunión.
• Idealmente, en cada punto del orden del día se especificará para cada tema su objetivo y el procedimiento que se va a emplear, junto con el tiempo estimado de duración.
• Hay que priorizar asuntos, agruparlos (si están relacionados) y dividirlos (si en un mismo temase necesitan soluciones muy diferentes para cada aspecto).
• Debe estar abierto a que se incluyan otras propuestas de temas a tratar. Una opción es dedicar siempre un punto final de "varios", otra es abrir un pequeño lapso de tiempo al principio para que se propongan temas para incluir en el orden del día y decidir en ese momento si se pueden abordar ese mismo día o se deben pasar para lapróxima reunión.
• Conviene empezar con algo fácil de resolver, seguir con los temas más difíciles, extensos o importantes, y acabar con algo sencillo y corto.

Tiempo de duración
• En la propia convocatoria tiene que constar la hora de inicio y la hora prevista de finalización, que no debe superarse por encima de márgenes de error asumibles.
• El tiempo límite de duración que no debe sobrepasarsees aproximadamente 2 horas.

Tipos de reuniones
Existen diversos tipos de reuniones según los objetivos, aunque normalmente en una misma reunión pueden existir varios de estos objetivos, con lo que ésta se dividiría en distintas fases, cada una de un tipo distinto y con una técnica específica. Aquí nos centraremos únicamente en los más importantes.
1ª) Reuniones de generación de ideas
•Objetivo: Encontrar ideas o soluciones nuevas a un problema.
• La finalidad de la reunión debe quedar perfectamente definida, por lo que será real y abierta (que no haya una única solución posible). Si el problema es complejo, hay que descomponerlo en elementos simples.
• Una persona puede actuar de moderadora, con una lista de sugerencias y preguntas estimulantes para intervenir si otras no lo hacen;otra posibilidad es que el debate surja a partir del comentario de un documento, libro, película, etc... relacionado con el tema y que todos conozcan.
• Otra persona escribe las ideas que van surgiendo intentando ser lo más fiel posible al enunciado original.
• Sólo tienen cabida las intervenciones para exponer ideas, tanto las que se nos ocurren directamente, como las que surgen por...