Pasos Para Montar Un Evento

REQUISITOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

ASPECTOS A TENER EN CUENTA

1. conformación del comité central.

Se deben concretar las personas que conforman el comité organizador, un coordinador general y todos los que sean necesarios para cumplir con las diferentes funciones asignadas las cuales a su vez seleccionaran su equipo específico de trabajo al cual dirigirán.

2. Nombre delevento.

Permite ubicar al personal encargado de su planeación en un contexto definido y claro. Debe ser de fácil recordación, impactante y llamativo.

* IMEVOY DE FERIA PAISA

3. Objetivo

Definir claramente que se busca con el evento, cuales son las necesidades del cliente que desea el evento, que clase de evento es : social, político, académico, deportivo o protocolar.

*SU PRICIPAL OBJETIVO ES QUE LOS ESTUDIANTES SE APROPIEN E INVESTIGUEN MAS SOBRE LOS MUNICIPIOS DE NUESTRO DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA.

4. Evidencias de proceso o manual de procedimientos.

Construcción de evidencias de planeación paso a paso con sus respectivos responsables con la ayuda de una secretaria que se encargará de elaborar y diligenciar formatos y escritos de conocimientopermanente para el grupo organizador, al final se encarga de entregar las memorias retroalimentadas por el cliente, el equipo organizador, los participantes y los invitados.

5. Presupuesto.

En éste punto se debe calcular el costo del evento como tal para dar paso a las siguientes etapas.

*

6. Invitados

Son aportados por el cliente u organizador según el caso, permite definir ellugar adecuado y el presupuesto teniendo en cuenta temas como por ejemplo los refrigerios, comida, bebidas, suvenires, material de apoyo, transporte, silletería, mesas…

7. Lugar.

Características que debe tener el lugar en materia de seguridad, comodidad y accesibilidad, iluminación, ventilación, recursos….

8. Actividades a realizar.

Nos permite determinar si se requierensalones alternos y ayudas audiovisuales como videobeam, computador portátil, se originan de las lluvias de ideas y con ellas se toman decisiones.

9. Personalidades que quiero que asistan.

Si es un invitado de alto rango, el evento debe agendarse con tiempo y programarse una vez se confirme su asistencia.

10. Hora.

Será determinada por la característica del evento. Por ejemplo, si esuna rueda de prensa lo ideal es realizarla en horas de la mañana, hay que tener en cuenta el comportamiento del clima y otros aspectos relacionados con el ambiente y los invitados.

* 8:30 pm

11. Fecha.

Tener en cuenta la disponibilidad por parte de los invitados, el tiempo laboral y los calendarios sociales y comerciales.

* Sábado 22 de septiembre del 2012

12.Importante.

Los aspectos que requieran organización protocolaria se comunicarán a la Asesoría de Relaciones Públicas y Protocolo, siempre que las circunstancias lo permitan, al menos con quince días de anticipación. Eventos específicos, como los deportivos serán manejados por profesionales del oficio.

PROTOCOLO DEL EVENTO

Para el manejo de este punto tan importante es necesario conocer lopormenores de precedencias, etiqueta, protocolo, glamur y en general el comportamiento adecuado para cada situación teniendo en cuenta las políticas organizacionales, los credos religiosos, políticos militares y sociales de cada región o país.

1. Bandera.

Deben estar siempre, para los actos administrativos, la bandera de Colombia, del departamento, de la ciudad y de la organización oempresa. Las banderas irán atrás en el centro o a la derecha, de quienes presiden y según el espacio. Deben evidenciar el aseo y mantenimiento permanente.

2. Atril.

Deben ser cómodos y adecuados a la estatura de los presentadores y llamados a él, iluminación adecuada y conexiones eléctricas e a internet que garanticen su excelente funcionamiento, contar con servicios de agua fresca para el...