PASOS PARA REALIZACIÓN EVENTOS

 PASOS PARA LA REALIZACIÓN DEL EVENTO EN BOGOTÁ

1. Los comerciales deben contactar a las constructoras y pedir información acerca del personal pertinente para el evento.
2. Los comerciales deben informar a Viviana Orjuela para hacer la invitación formal.
3. Enviar invitación formal 15 días antes con información detallada del evento.
4. Ocho días antes y un día antes delevento contactar a las personas invitadas al evento para confirmar su asistencia.





MANUAL SOBRE
LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

ESTABLECIMIENTO DE LA TEMÁTICA DEL EVENTO
Cada evento se desarrolla en torno a una temática y un objetivo en el que se basarán la organización, el público objetivo o los participantes, los invitados y el enfoque de marketing del evento. En términos generales, un evento,como por ejemplo, una conferencia regional para una comunidad técnica en concreto, atraerá a participantes que llevan a cabo actividades comerciales dentro del sector.

SELECCIÓN DE UN LUGAR DE CELEBRACIÓN
La selección de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por lo general, la envergadura se determina por el número de participantes, las actividades realizadas durante elevento, y si hay espacio adicional disponible con fines de exposición.
La ubicación y el estándar de calidad del lugar de celebración son también aspectos importantes. Se recomienda en todo momento barajar la posibilidad de contar con varios lugares de celebración y comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente y precios antes de tomar una decisión.
Pregunte sobre las instalaciones yservicios del lugar. Es importante asegurarse de que dicho lugar le permita incorporar promoción in situ de su evento. Se debe explicar las limitaciones o la disponibilidad de las siguientes opciones:
Disponibilidad de equipos audiovisuales. Casi todos los eventos incorporan uno o más elementos de equipos audiovisuales. Confirme la disponibilidad de cada una de las siguientes opciones:
Acceso a Internetde alta velocidad (con cable/inalámbrico).
Micrófonos: sistema de solapa y pie de micro (n.º necesarios).
Proyectores LCD y mandos a distancia portátiles.
Tamaños adecuados de pantallas y opciones de configuración.
Monitores de pantalla plana, pantallas de televisión para opciones de vídeo.
Pizarras de caballete, pizarras blancas y accesorios.
Tomas de corriente (n.º y ubicaciones en la sala).Justifique su presupuesto. Realice una compilación de todos los gastos, incluidos los que se indican a continuación:
1. Gastos de las instalaciones donde se celebrará el evento.
2. Gastos de los servicios de restauración.
3. Gastos de alquiler de equipos audiovisuales.
4. Gastos de servicios de oficina.
5. Póliza de garantía.
6. Servicios gratuitos.
7. Opciones de pago.

CREACIÓN DE UNA “MAGNÍFICAAGENDA”
Una vez que los organizadores descubren que a la gente le gusta asistir a los eventos, es importante crear un programa al que merezca la pena asistir. La agenda debe centrarse en una única temática y no abrumar a los asistentes. Por ejemplo, el siguiente programa de muestra de un seminario de medio día tiene en cuenta las necesidades de los asistentes:
8:00 a.m. Llegada y desayuno
8:45 a.m.Mensaje de bienvenida
9:00 a.m. Ponente de apertura
10:00 a.m. Descanso
10:15 a.m. Debates de paneles
11:30 a.m. Últimos comentarios
Tenga muy presente la agenda y el reloj. A pesar de contar con una magnífica agenda, los asistentes del evento tienen preferencias en lo que respecta a cuándo desean asistir a dichos programas y cuándo no lo desean. Tenga en cuenta los siguientes aspectos cuandoestablezca las fechas y las horas de su evento:
1. Los asistentes prefieren programas de mañana para los seminarios.
2. Los asistentes prefieren eventos de agradecimiento inmediatamente después del trabajo.
3. Los martes y los jueves son los días predilectos para celebrar eventos.
4. Si fuera posible, evite celebrar eventos los viernes.
5. Evite programar eventos en vacaciones y en vísperas de...