Pautas Generales Para El Control Y Seguimiento De Proyectos

Páginas: 5 (1074 palabras) Publicado: 18 de junio de 2015
Pautas generales para el control y seguimiento de proyectos
Dentro de la administración de los proyectos por medio del módulo PS y en coordinación en la oficina de proyectos corporativa en Durman Costa Rica, es necesario tomar en cuenta los siguientes puntos básicos de seguimiento y comunicación constante:
Apertura de proyectos: todos los proyectos deberán ser abiertos por la oficinacorporativa de proyectos en Costa Rica. La documentación tiene que ser recibida inicialmente por el coordinador de país analizada, revisada y autorizada antes de ser enviada a Costa Rica.
Es clave, revisar toda la documentación que debe adjuntarse con el PS001, indicación de fecha de despacho de materiales prevista, nombre del ejecutor, lista de materiales, cotizaciones internas para el caso de Ventanaso en materiales que deban ser comprados bajo características especiales, planificación completa de adelantos de dinero, subcontrato y días/horas de mano de obra acordes al grafo estar en lo posible.
Recepción de documentación emitida por SAP: cada proyecto abierto en CR contendrá información como la confirmación de pedido, lista de materiales planificada, grafo e indicación de los adelantos dedinero planificados; ésta información será enviada al vendedor y contrapartes. Si existe problemas de rentabilidad, se indicará la búsqueda de justificación y autorización.
El coordinador de proyectos junto con la documentación adjunta sugerirán la necesidad de la nota de entrega para el despacho de materiales, la producción o traslado de RibLoc, Ventanas o accesorios de materiales que no están enstock. Es clave por lo tanto, que se indique cuando se necesita el material, se adjunte la cotización interna y costo total de las ventanas, así mismo, como cualquier cotización que sea necesaria para solicitar una OC de servicio o compra de material.
Al tener los 3 puntos anteriores confirmados se debe seguir los siguientes lineamientos:
Si un proyecto tiene problemas de rentabilidad, debebuscarse la justificación y autorización pertinente por parte del vendedor como jefatura respectivamente.
No se debe tramitar ninguna apertura de proyectos incompleta.
Si un cliente no existe, tiene que ser solicitada la creación del mismo por parte del Vendedor al Data Master de SD.
Toda lista de materiales tiene que tener códigos, si un material es nuevo, tiene que ser solicitada la creación delmismo al Data Master de Materiales.
Toda planificación tiene que incluir un desglose según las cuentas para proyectos para los adelantos de dinero, si existen subcontratos, se debe indicar el número de proveedor para incluirlo en la solped y revisar que el valor de la subcontratación esté con monto de venta incluido.
Los adelantos de dinero deben ser incluidos y registrados para su control antesdel viernes de cada semana.
Los adelantos de dinero deben ser suministrados todos los lunes a los ejecutores y confirmar que han sido depositados.
El documento de apertura de RibLoc debe contener la fecha aproximada en que se debe enviar el material para planificar la nota de entrega y validar el tiempo que se requerirá para el trámite administrativo y productivo para su obtención a de otrocentro si es necesario. Es clave recordar que todo se está planificando en un centro único.
La planificación y obtención de ventanas en proyectos debe ser respaldada siempre por la cotización interna (revisar proceso) donde el vendedor se contactará con CR por medio de un formulario de solicitud de importación de las ventanas con el número de proyecto para que luego Importaciones del país realice laOC y el ingreso de las mismas. Dar seguimiento a la obtención de dichas ventanas antes de solicitar la nota de entrega.
En el momento que se solicita una nota de entrega de mostrador y es emitida se debe coordinar la reserva de los materiales de dicha nota (Logística).
Coordinar la cantidad de materiales que deben incluirse por nota de entrega según la capacidad de los camiones en Durman, así...
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