Pautas Generales Para La Produccion

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
POLICÍA NACIONAL

SUBDIRECCIÓN GENERAL

Bogotá D.C., 17 de agosto de 2012

INSTRUCTIVO No.

042

/

SUDIR – SEGEN – 70

PAUTAS GENERALES PARA LA PRODUCCIÓN, RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y TRÁMITE DE
LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LA POLICÍA NACIONAL

De acuerdo con las normas vigentes y en aras de fortalecer y mejorar todos los aspectos y trámitesasociados a la gestión documental, se señalan a continuación unos lineamientos para estandarizar y
facilitar la producción documental en la Policía Nacional, además de contribuir con la disminución del
tiempo y costos. Teniendo en cuenta la aplicando del estilo y presentación que demandan los protocolos
organizacionales establecidos en la Guía Técnica Colombiana (GTC-185) para la producción dedocumentos y el Reglamento de identidad, imagen y comunicación de la Policía Nacional.
Desde esta perspectiva y con el propósito de dar continuidad a los principios de coordinación, eficacia,
economía y celeridad frente al mejoramiento de los trámites documentales, es importante que los
directores, comandantes y jefes de oficinas asesoras, establezcan los espacios para la difusión y las
medidasde control para que las pautas señaladas en el anexo al presente instructivo, sean observadas
por los funcionarios encargados de la producción documental, de acuerdo a los criterios técnicos definidos
para las organizaciones y particularmente los de obligatorio cumplimiento para las entidades públicas
adscritas al Ministerio de Defensa Nacional.
El presente Instructivo deja sin efecto loestablecido en el Instructivo 060 SUDIR SEGEN del 22-12-2011
yo será objeto de verificación y seguimiento permanente por parte de la Secretaría General, con el fin de
lograr la observancia en la implementación de las pautas establecidas.
Original Firmado
Mayor General EDGAR ORLANDO VALE MOSQUERA

Mayor General EDGAR ORLANDO VALE MOSQUERA
Subdirector General Policía Nacional
Elaborado por:
SI.Gustavo Granados González
Revisado por:
TC. Ciro Carvajal Carvajal
Fecha de elaboración: 01-08-2012
Ubicación c:\\mis documentos\Instructivos 2011

Carrera 59 Nro. 26-21 Can Bogotá
Teléfonos 3159166 – 3159901
www.segen.garge-plane@policia.gov.co

www.policia.gov.co

1DS – IN – 0001
VER: 0

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Aprobación: 05-12-2008

HOJA 2 DEL ANEXO AL INSTRUCTIVO
04 2
/ DEL
17AGT 2012
/ “PAUTAS
GENERALES PARA LA PRODUCCIÓN, RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y TRÁMITE DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES EN LA POLICÍA NACIONAL”.

ASPECTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

Para la elaboración de las comunicaciones oficiales se debe utilizar papel en formato carta (dimensiones
2
21.59 cm x 27.94 cm), con gramaje entre 75 y 90 g/m , libre de ácido yexento de lignina cuyo valor de pH
esté en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436, “Papel para
documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”.
En caso de ser necesario, las comunicaciones oficiales pueden imprimirse por ambas caras de la hoja,
atendiendo la política ambiental, encaminada a la protección del medio ambiente a través delcumplimiento
de la legislación y el mejoramiento continuo del desempeño ambiental de la institución.
1.

MÁRGENES
Se deben observar las siguientes márgenes, en los documentos
Superior:
Lateral izquierdo:

2 cm
3 cm

Inferior:
Lateral derecho:

2 cm
2 cm

Nota: Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, las márgenes laterales deben ser
simétricas a 3 cm.
Se debedejar un margen superior de 2 cm, que corresponde al encabezado (del procesador de texto
o computador). A partir de este espacio se escribe el membrete de la Policía Nacional, conforme a los
parámetros de estilo, forma y distribución establecidos en el Reglamento de identidad, imagen y
comunicación de la Policía Nacional; estandarizados y controlados en la herramienta gerencial, así:
En...