pautas para elaborar un organigrama

DESARROLLO
El organigrama se define como la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación.
REGLAS PARA CONFECCIONAR UN ORGANIGRAMA
• El rectángulo correspondiente al nivel más alto debeser de tamaño mayor que los demás o por lo menos igual, pero nunca menor.
• De la base inferior del rectángulo debe salir la línea jerárquica central, la cual deberá ser siempre más gruesa que las demás.
• En el nivel inmediato inferior, a la administración deberá aparecer las asesorías.
• Luego de las asesorías estarán las unidades operativas, con cada una de sus clasificaciones.
• Unorganigrama debe tener: sobriedad en el esquema, equilibrio en la distribución de los rectángulos, tipografía clara y de fácil lectura, Proporcionalidad en los tamaños, líneas cuyo trazado no se cruce y debe ser de fácil lectura e interpretación.

PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS
Se conocen cinco pasos básicos que se han de seguir en el procedimiento para la elaboración de losorganigramas:
• Autorización y apoyo de los niveles superiores;
• Acopio de la información;
• Clasificación y registro de la información;
• Análisis de la información, y Diseño del organigrama.

AUTORIZACIÓN Y APOYO DE LOS NIVELES SUPERIORES.
La unidad encargada de elaborar los organigramas, podrá intervenir por propia iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores; sin embargo, laautorización que debe obtenerse de los niveles superiores representa el punto de partida de este procedimiento. La autorización traduce también el apoyo con que debe contar la unidad que realice el acopio de la información básica para el diseño del organigrama.
Por otra parte, es importante señalar que cuando los titulares de las Dependencias y/o Entidades, propongan modificaciones en suorganigrama, como resultado de una propuesta de cambio en su estructura orgánica, derivada ésta de exigencias sociales y a objetivos contemplados en el Plan Estatal de Desarrollo; se hará necesario adecuar o ajustarse a la Ley Orgánica y al Reglamento Interior, con el fin de que exista congruencia entre su estructura y las disposiciones legales que rigen el funcionamiento de la Dependencia en cuestión.RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Deberá especificarse la información básica que se requiere y seguidamente establecerse los medios para su acopio, identificando sus fuentes.
INFORMACIÓN BÁSICA:
Los datos que se han de reunir están en función directa de las áreas que se desea representar, así como del contenido específico del organigrama. Determinando lo anterior, se realizará el acopio de lainformación correspondiente a:
-Los órganos que integran dicha(s) área(s);
ƒ -El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica;
ƒ -Las relaciones que guardan entre ellos;
ƒ -La naturaleza de estas relaciones;
ƒ- Las funciones que realizan y, en su caso,
ƒ- Los puestos y el número de plazas que los integran.
FUENTES DE INFORMACIÓN:
Para elaborar el organigrama de unaDependencia o Entidad, se Tendrán como principales fuentes:
-Los archivos y centros de documentación, que concentren la información requerida (leyes, reglamentos, manuales administrativos, etc.)
- Los funcionarios y empleados responsables de la instancia de estudio.
MÉTODOS DE RECOLECCIÓN:
A continuación se señalan los principales métodos para reunir la información básica ya descrita:
-Investigación Documental:
La investigación proveniente de este método, es producto de la consulta bibliográfica y en el caso particular que nos ocupa, las principales fuentes de consulta pueden ser las leyes y reglamentos que citan las Atribuciones y obligaciones de la Dependencia o Entidad, el Plan Estatal de Desarrollo y el Plan Operativo Anual, que establece el compromiso de metas y programas a...