pautas para la administración de archivos

Consideraciones previas:

La Ley 1444 creada el 4 de mayo de 2011 ordenó la escisión de los Ministerios del Interior y de Justicia, Protección Social, y Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial e igualmente en el artículo 18 otorgó facultades extraordinarias al Presidente de la República para “Crear, escindir, fusionar y suprimir, así como determinar la denominación, número, estructuraorgánica y orden de precedencia de los departamentos administrativos” (literal a), así como para “Crear, escindir y cambiar la naturaleza jurídica de los establecimientos públicos y otras entidades u organismos de la rama ejecutiva del orden nacional” (literal e). Esta contingencia genera la necesidad particular de atender el manejo de los archivos de esas entidades, durante el proceso de escisión, conel fin de asegurar la integridad de la documentación que conservan y regular la entrega de los archivos de las dependencias escindidas, a las entidades que se crean, para así garantizar la continuidad de los procesos administrativos y la toma de decisiones con base en antecedentes.

De conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000, compete al Archivo General de la Nación regular elmanejo de los archivos de las entidades, en lo establecido en la Ley 790 de 2002 y en el Decreto 254 de 2000 este último reglamentado por el Decreto 226 de 2004 con miras a la administración de los archivos durante el proceso de escisión de entidades.

En virtud de lo anterior y en atención al mandato de la Ley 1444 de 2011, el AGN considera necesario establecer el procedimiento que garantice elcorrecto manejo de los archivos teniendo en cuenta que el proceso actual que el Gobierno Nacional surte para mo-dificar la estructura de la administración pública estableciendo la creación de unas nuevas y la reorganización de las que se escinden, proceso que tiene diferentes implicaciones en materia de archivos.

Dado que los archivos “en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria,garantizadora y perpetuadora”, mediante la presente Circular, se establecerán algunas directrices para el manejo y administración de la custodia de las Entidades señaladas en la ley en mención, las presentes directrices se rigen por los principios señalados en el artículo 4° de la Ley 594 de 2000 como ser: instrumentalidad e institucionalidad, racionalidad, responsabilidad, administración y acceso,manejo y aprovechamiento de los archivos.

Las directrices que se señalan a continuación, establecen los aspectos que se deben tener en cuenta para el aseguramiento, conservación y entrega de los archivos durante el proceso de escisión de las entidades. Metodológicamente estas responden a la conformación de los archivos desde la perspectiva del ciclo vital de los documentos (artículo 23 de la LeyGeneral de Archivos) y al tratamiento específico que se deberá dar a cada uno de ellos durante el proceso: archivo de gestión, archivo central y los eventuales archivos históricos.

Los criterios aquí consignados se deberán aplicar de un modo flexible y proporcionado a la situación real de los archivos así como a las particularidades propias de cada entidad, sin perder de vista laresponsabilidad que les compete a los funcionarios públicos en relación con el manejo de los archivos, así:

1. Archivos de gestión

Tomando en consideración que la Ley 594 de 2000, en el artículo 24, estableció la obligatoriedad, para todas las entidades del Estado, de elaborar e implementar las Tablas de Retención Documental, como un instrumento metodológico fundamental para la gestión documental, lasentidades comprendidas en la Ley 1444 de 2011, deben seguir las siguientes directrices:

a) La documentación de las entidades en proceso de escisión que haya cumplido con el tiempo de permanencia en los archivos de gestión, de acuerdo con lo señalado en las Tablas de Retención Documental, deberá ser transferida al archivo central de acuerdo con los lineamientos establecidos por el AGN en el...