Pautas Para La Digitalizacio De Documentos

PAUTAS PARA UTILIZACION DE LA DIGITALIZACION
INTRODUCCION
Hoy en día, cada vez son más numerosas las aplicaciones que usan documentos digitalizados de todo tipo: artículos de revistas, prensa, imágenes fotográficas, documentos manuscritos o antiguos, libros, etc. Sin duda, la continua caída de los precios del hardware necesario para digitalizar, así como el imparable crecimiento de Internet,han contribuido de forma significativa a que las imágenes digitales nos sean hoy tan familiares en cualquier sistema de información electrónica. Los Archivos, las bibliotecas y centros de documentación tienen en esta tecnología un recurso cada vez más barato y relativamente sencillo para ofrecer más y mejores servicios a sus usuarios.
La digitalización de documentos comenzó a realizarse de formamasiva en bancos y compañías de seguros, allí donde la gran cantidad de papel suponía disponer de un gran espacio físico. El elevado precio del suelo frente a la gran capacidad de almacenamiento de los medios digitales llevó a estas empresas a la digitalización masiva de mucha documentación. Sin embargo, no todas las ventajas de esta tecnología residen en el ahorro de espacio físico (ni siquierase considera hoy en día la más importante), sino en la facilidad y rapidez para recuperar un documento entre miles, el uso de un facsímil para preservar el original, la disponibilidad de acceso a documentos -antes reservados sólo a investigadores y personal autorizado- a cualquier usuario y en cualquier sitio, gracias también a Internet, etc.
Conocer las técnicas y conceptos básicos para ladigitalización de documentos impresos constituye, por tanto, un requisito imprescindible para todos los profesionales de la información.
Los archivos, como centros de información que son, deben despojarse de la imagen cultural y tradicional, formada a través de años, en los que se les vio como el lugar donde se guardaban una serie de papeles viejos, sin ninguna utilidad, custodiados por funcionarioso empleados que por su vejez o mal comportamiento recibían esta "distinción"; los archivos deben constituirse en la memoria de cada organización.
La unidad básica de todo archivo es el documento, considerando este como una unidad conformada por un elemento físico, el soporte, y un elemento inmaterial,
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la información y con algunascaracterísticas adicionales, se puede constituir en prueba irrefutable para garantizar derechos, libertades, autoridad, etc. O como testimonio de actuación para la posteridad.
Desde otro punto de vista, el documento es un objeto físico cuya finalidad es conservar y transmitir informaciones mediante mensajes. La función del documento es la de hacer disponible un mensaje. El documento está, por consiguiente,constituido por un material idóneo a conservar y evidenciar los resultados de una actividad de representación física mediante un mensaje comprendido a los destinatarios.
El documento como entidad objetiva es el soporte material de la información y ésta constituye el contenido de aquél. En otras palabras, la interacción entre documento e información consiste en que la forma documental tiene lafunción de propiciar el conocimiento mediante la fijación y la conservación de la información. Esta la razón por la cual se afirma que "documentar es predisponer los medios de conocimiento". La gran masa de la información circula sobre documentos, pero es claro que el documento es un vehículo respecto de la información.
De esta manera prevalece el valor de la información frente a la del soporte,razón que conlleva los programas de reproducción sistemática de documentos creados en papel hacia otras tecnologías que puedan garantizar la permanencia de la información como el microfilm o que faciliten la consulta o transmisión por medios informáticos, como es el caso de la digitalización.
El estar inmerso en la sociedad de la información implica que el ser humano se acostumbre cada día más...