pavimentos discontinuos












Índice













Las reuniones de trabajo

1. Concepto
La reunión es un método que utilizan los equipos de trabajo, para la búsqueda de consenso y de estrategias para la solución de problemas, con el aprovechamiento efectivo del tiempo y de la comunicación en beneficio de la organización y del equipo.
Las reuniones se llevan a cabo con diferentespropósitos dentro de las organizaciones, como lo es: informar, convencer, obtener información, tomar decisiones, sensibilizar o motivar,
resolver situaciones de trabajo.
2. Importancia de las reuniones efectivas

Las reuniones efectivas permiten recopilar conocimientos, sugerencias y experiencias de varias personas, para resolver un problema.
Abren espacios de participación y cohesión para ellogro de las metas.
Establecen un acercamiento entre los miembros y el buen manejo de las diferencias.
Fomentan el respeto y la tolerancia por las opiniones individuales y las decisiones grupales.

3. Realización de reuniones efectivas
¿Cómo hacer reuniones productivas y gratificantes?

La aplicación de la técnica de reuniones de trabajo efectivas comporta tres momentos, cada uno de los cualescon sus tareas específicas:




3.1 . El antes: Preparación de la reunión
Existen una serie de cuestiones que surgen en un primer momento, tales como:
¿Quién organizará la reunión?
¿Cuál va a ser el tema?
¿Cuáles son los objetivos para la reunión?
¿Quiénes serán los participantes?
¿Dónde se organizará la reunión?
¿Cuándo se convocará?
¿Cómo se convocará a los participantes?
¿Cuántosparticipantes asistirán?
¿Cuánto tiempo durará?
Antes de proceder a tratar el tema de la preparación es muy importante saber si la reunión es necesaria o si se pueden alcanzar los objetivos propuestos mediante su realización, por otros procedimientos más simples. Esta cuestión se tratará con mayor profundidad posteriormente.

Ahora bien, ¿en qué consiste la preparación de una reunión?. Lapráctica –y la reflexión teórica que se ha hecho sobre ella –ha puesto de relieve la necesidad de atender a cuatro cuestiones principales:

Establecer los objetivos y motivos de la reunión expresados en un temario, orden del día o plan de discusión.
Preparar el material o documentación destinado a la reunión.
Realizar la convocatoria en tiempo oportuno.
Ayudar a crear una buena atmósfera ydinámica grupal, teniendo en cuenta:
- El entorno físico o aspectos materiales del medio ambiente
- El entorno psicosocial que favorece las relaciones interpersonales
- La forma de iniciar la reunión



ESTABLECER LOS OBJETIVOS

Toda reunión se realiza para algo, debe tener un objetivo bien definido. Pensada la finalidad que se pretende alcanzar, cabe plantearse otra pregunta: ¿estepropósito no podría alcanzarse por otro medio que no sea una reunión? A veces, al formularnos esta pregunta, se pone en evidencia que lo propuesto puede alcanzarse por otros medios. Así, por ejemplo, en cambio de hacer una reunión informativa, éste puede suplirse por una circular u otro procedimiento similar. Si hay tensiones en el grupo, en lugar de una reunión formal para mejorar el clima de trabajo,puede efectuarse una comida, un encuentro social o algo similar.

Cuando efectivamente existe la necesidad de hacer una reunión, hay que establecer claramente cuáles son sus objetivos, pues de esos objetivos se derivan los temas o problemas para tratar (no hay que confundir los objetivos con los temas o problemas). De ello surge el temario, orden del día o plan de discusión.


En esta tareaprevia está la base del éxito de toda reunión. Por una razón de elemental sentido común: los que van a participar en una reunión deben saber a qué van. Sin embargo, no basta que el temario haya sido preparado y dado a conocer con suficiente anticipación: los que van a participar en la reunión tienen que haber pensado los temas a tratar a fin de evitar las improvisaciones, los contenidos...