Pequeña y mediana empresa

CARACTERÍSTICAS Y PROBLEMAS DE LA FUNCIÓN
DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

introduccion
En la época actual, es muy necesario poseer una clara comprensión de
los objetivos y principios básicos de la función de compras que permite
adaptar las decisiones pertinentes que toda empresa moderna,
pequeña o mediana requiere.
Las organizaciones industriales, comerciales y de servicio (públicas oprivadas) desembolsan cantidades considerables en la compra de
materias primas, papelería, mobiliario, equipo, herramientas, etc. El
éxito de cualquier empresa depende en gran parte de la manera en que
administre y haga sus compras.

1 Importancia.
La función de compras es importante, ya que para comprar se requiere
seleccionar las mejores fuentes de abastecimiento; establecer
adecuadasrelaciones con los proveedores; preparar y adecuar las
especificaciones de los materiales adquiridos; adquirir razonablemente
al precio adecuado; hacer los pedidos a su debido tiempo, con el fin
de disponer oportunamente de las partidas que necesiten elaborar
contratos en forma tal, que se eviten las dificultades de orden jurídico;
recibir las remesas o embarques e inspeccionarlas con detenimientoy
procurar siempre llegar a un acuerdo en las diferencias que surgen
con los proveedores, comprobar y aprobar las facturas, etc.
Por lo tanto, una parte importante del éxito de cualquier organización
pública o privada, para que opere bien, dependerá básicamente de las
correctas adquisiciones que realice, ya que las compras demandan una
adecuada administración, en virtud de que las comprasson medios
trascendentes para la existencia de las empresas.
Toda empresa tiene un área, departamento de compras, sobre el que
recae las actividades de adquirir insumos como materia prima, partes,
herramientas, artículos de oficina y equipo, entre otros, indispensables
para la producción de bienes o servicios, debiendo poner mucha
atención para conseguirlos.
Los recursos materiales songuardados en el almacén y posteriormente
se surten a las áreas que los requieren. Por otra parte, el área de
compras puede hacer una aportación a la productividad, mediante
prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios
adquiridos; por ejemplo: adquiriendo materiales a bajos precios y de
buena calidad lo cuál rendirá en costos más bajos.
La actividad de compra se definecomo “adquirir bienes y servicios de
la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuados y del
proveedor más adecuado” según lo establece Salvador Mercado.

La importancia de las compras es relevante ya que en esencia consiste
en adquirir materias primas o cualquier otro artículo con las
características mínimas necesarias requeridas por una empresa, es
decir, precio, calidad, condicionesde entrega y de pago.

2 Objetivos.
Los objetivos básicos de toda compra pueden ser los siguientes:
 Comprar los materiales para los propósitos buscados.
 Tener los materiales disponibles en el tiempo en que son
requeridos.
 Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
 Procurar materiales al precio más bajo posible compatible con
la calidad y el servicio requerido.
 Controlarque la calidad de materiales sea la requerida.
 Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier
emergencia que impida la entrega de un proveedor.
 Anticipar alteraciones en precio por diferencias en las
cotizaciones monetarias, inflación o escasez.
 Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de compra
realizadas.

3 Organización y funciones del área de compras.
Paralograr una adecuada organización de las áreas de compras se
deben considerar los siguientes aspectos:
 Fijar objetivos. Consiste en definir estos lo más claros posibles.
 Que sea funcional. Consiste en lograr una coordinación del
trabajo para alcanzar los objetivos fijados.
 Diseñar e implantar el sistema de organización. Se refiere a
definir y jerarquizar los niveles de autoridad y...