Perfil De Gestion Documental

1. INTRODUCCIÓN
El desarrollo de la archivística ha estado enmarcado en los últimos 10 años por disciplinas como la informática, la administración y la gestión de información, gracias a las cuales es común escuchar sobre el concepto de gestión documental. En un primer escenario, la tecnología ha modificado enormemente, durante los últimos años la forma como se almacena, genera, accede y usa lainformación.
La Unidad de Archivo Central que pertenece al Gobierno Autónomo Municipal de Cobija, es la encargada de resguardar todo tipo de documentación, su correcta administración y gestión, contribuyen de manera directa a mejorar la calidad de atención de préstamo de estos documentos.
Las diferentes direcciones y unidades pertenecientes al Gobierno Autónomo Municipal de Cobija, generan grancantidad de documentación y los conjuntos documentales que merezcan conservación permanente deben haber sido identificados en el momento de su creación y/o como resultado de un proceso de selección, de transferencia y de su custodia a la Unidad de Archivo Central. El responsable de esta unidad debe asegurar que se tienen en cuenta los requisitos necesarios para su conservación a largo plazo.Actualmente la gran cantidad de documentación que se encuentra resguardada en la Unidad de Archivo Central, se verifica que no cuenta con un registro real de los archivos existentes, donde los archivistas de esta unidad se encuentran con ciertas dificultades relacionadas con el manejo, control y búsqueda de un archivo específico.
En este sentido el presente perfil de proyecto de grado se enmarca,en mejorar los servicios de información y acceso a la documentación resguardada en la Unidad de Archivo Central del Gobierno Autónomo Municipal de Cobija, mediante el desarrollo e implementación de un Sistema Informático de Gestión Documental, que permita lograr el funcionamiento eficaz del sistema documental.

2. ANTECEDENTES
3.1. HISTÓRICO
La gestión de documentos fue “concebida enlos Estados Unidos alrededor de los años 50” y de acuerdo con Llanso fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su adopción expresó una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, que se hizo evidente un hilo conductor que mostraba eltránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que eran destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico.
Este, es un conjunto de actividades con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente recuperar adecuadamente la documentación producida, recibida o retenida por una organización en el desarrollo de sus actividades, según [CHF; 2005].
En la actualidad elresponsable de recuperar y almacenar la documentación generada por las unidades y direcciones del Gobierno Autónomo Municipal de Cobija es la Unidad de Archivo Central, entre ellas “Hojas de vida, Oficios, Decretos, Actas, Escrituras, Reglamentos, Resoluciones, Expedientes, Becas, Contratos, Currículos, Facturas, Informes, Mandatos, Imposiciones, Pagarés, Planos”.
Sin embargo, el manejo de ladocumentación resguardada en esta unidad se realiza de manera manual, entre ellas el registro, búsquedas, control y administración de la documentación. El registro de los documentos se encuentra en un cuaderno, lo cual hace tedioso la búsqueda de la información debido a la gran cantidad de documentación almacenada en esta unidad.
3.2. ESTADO DEL ARTE
De acuerdo a la investigación realizadasobre trabajos similares se puede mencionar.
[JAJ; 2009] Sistema de Gestión Documental para el Departamento de prácticas profesionales de la Universidad Católica Popular del Risaralda. Este proyecto tiene como objetivo principal: Realizar el análisis y diseño de un Sistema de Gestión Documental orientado a la Web para el Departamento de Prácticas Profesionales de la Universidad Católica Popular...