PERFIL DE SECRETARIA/RECPCIONISTA

IDENTIFICACION
I. Información general del puesto
Nombre del puesto: Secretaria / recepcionista
Puesto del que depende jerárquicamente: Jefatura de recursos humanos y servicios generales.Inmediato superior: Gerente Administrativo
Puesto(s) que supervisa directamente (sub alternos): ninguno
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO:
Naturaleza del puesto:
Recibir, registrar,clasificar y distribuir la correspondencia interna y externa, así como, controlar el centro de recursos y la biblioteca técnica y atender el conmutador.
Descripción de tareas o funciones:
1.Contestar y efectuar llamadas telefónicas
2. Recibir y clasificar la correspondencia externa e interna y distribuirla
3. Elaborar cuadro diario, semanal y mensual de salida y entrada decorrespondencia.
4. Mantener actualizada la base de datos de las instituciones relacionadas con ASESORES Y CONTADORES DE GUATEMALA, S.A.: nombre de la empresa, persona, contacto, dirección, teléfono,fax, correo electrónico, etc.
5. Administrar el centro de recursos y la biblioteca técnica
6. Apoyar a las diferentes unidades en labores secretariales
7. Colaborar en la atención a losmiembros del consejo directivo
8. Atender al público en general.
9. Otras inherentes a su cargo y que le sean asignadas.
III.PERFIL DE CONTRATACIÓN:
Educación formal necesaria:
Secretariaejecutiva
Educación no formal necesaria:
Manejo de paquetes utilitarios: windows y microsoft office: word, excell y power point. Redacción comercial y curso de técnicas de archivo.Experiencia laboral previa:
un mínimo de tres años de experiencia en puesto similar.
Conocimientos necesarios:
Manejo del conmutador
Manejo de archivo
Redacción
Taquigrafía
Manejo dearchivo
Internet
Habilidades y destrezas
Uso de software y computadoras
Uso de máquina de escribir
Uso de fax
Uso de fotocopiadora
Buen trato en la atención al público
Discreción