Plan De Archivo

PLA DE ARCHIVOS

A. DISPOSICIONES GENERALES

La empresa presentara un plan de archivo a un público que por su naturaleza probablemente conoce el funcionamiento de los servicios de archivos y sus potencialidades

B. ORGANIZACIÓN

PUESTOS | FUNCION | RESPONSABILIA | AUTORIDAD | ACTIVIDADESO TAREAS |
GERENTE | Es el encargo de recibir los documentos de toda la empresa entre otrasfunciones. | Es el encargo de convocar las juntas de la empresa en el cual decidirán las decisiones de la empresa, o la eliminación de algún documento. | Es el único que puede tomar decisiones de acuerdo lo hablado en los comités. | De acuerdo con lo que haya decidido para la empresa o el documento realizara lo recomendado para la subsistencia de la empresa o el documento. |
JEFE DEINVESTIGA-CION | Es el cual se encarga de recibir documentos de la parte administrativa de la empresa. | es el encargado del análisis de los documentos de cual es de suma importancia y luego hará el estudio para saber si el documento esta en condiciones o será eliminado | El tendrá que tomar la decisión de cómo retener el documento para la conveniencia de la empresa o como eliminarlo. | De acuerdo con lodicho es el encargo que se cumpla paso a paso el cuidado del documento. |
JEFE DEL PERSONAL | Es el encargado de todo el personal de la empresa y de recibir documentos del personal como hoja de vidas. | Es el encargo de guardar todos los documentos del personal y oros documentos importantes. | Tendrá la autoridad de saber por cuanto retener el documento y cual es el momento de su eliminación |Cuidara el documento asta que se mire lo que va hacer con el respectivo documento. |

C. PROCEDIMIENTOS

El proceso de archivamiento de la empresa publimax s.a será de la siguiente manera:
Se tomara el archivo correspondiente, el cual se clasifica de acuerdo a su género cuando se logra miramos el contenidos en hojas y el estado en el que se encuentra el archivo y de acuerdo a su tamaño esguardado en su respectivo archivo. Cuando ya todo se ha realizado con el archivo se pasa al inventario y luego continuamos con el siguiente archivo.

Los procedimientos para la actualización o modificación de la empresa son los siguientes:

1. La solicitud para la actualización o modificación debe formularse por escrito al comité de archivo, indicando:
* El objetivo
* Lajustificación
* Las especificaciones claras y concretas
* La fecha en la cual se debe entrar a funcionar

2. El comité evaluara la solicitud en coordinación con las dependencias afectadas.

3. Si la solicitud es aceptada, se tramitara ante la autoridad competente; y si no es aceptada, se devolverá al solicitante.

D. SISTEMA DE CLASIFICACION

Tres sistemas de clasificación en laempresa


Archivo cronológico Archivo alfabético Archivo numérico

CARGOS | MODO DE CALIFICACION |
Gerente | * Cronológico * Alfabético * numérico |
Jefe de investigación | * cronológico * alfabético * numérico |
Jefe de personal| * alfabética |
Jefe de mercadeo | * alfabético * numérico |

E. RESPONSABILIDAD

Las responsabilidades de la empresa se conforman haci:

* GERENTE

Es el encargo de convocar las juntas de la empresa en el cual decidirán las decisiones de la empresa, o la eliminación de algún documento.

* JEFE DE INVESTIGACION

Es el encargado del análisis de los documentos decual es de suma importancia y luego hará el estudio para saber si el documento esta en condiciones o será eliminado

* JEFE DE PERSONAL

Es el encargo de guardar todos los documentos del personal y oros documentos importantes

* JEFE DE MERCADEO

El crea sus propios documentos el mismo los cuidara y luego serán enviados a la retención.

F. EL COMITÉ DE ARCHIVO

Esta...