Plan de comunicacion proyecto

Plan de Administración de Comunicación

1. Información General
Nombre de proyecto: | SAP Implementation | ID de proyecto: | AGROINDUSTRIAS |
Patrocinador de proyecto: | AGROINDUSTRIAS | Líder de proyecto AGROINDUSTRIAS: | |
Prepared by: | Antonio Velázquez | Version: | 1.0.0 |

2. Propósito de este documento:

El objetivo del plan de comunicación es identificar los procesos,métodos y herramientas requeridas para asegurar en tiempo y apropiadamente la recolección, distribución y administración de la información del proyecto y de todos sus participantes. El plan provee de una estructura para comunicar, involucrar y obtener información de todos los participantes del proyecto durante su duración. Éste incluye métodos para reporte de estatus, colaboración, construcción deconsensos y coordinación con otros departamentos o proveedores.Cabe mencionar que cualquier acuerdo de los consultores, acuerdo de usuarios clave y cualquier requerimiento deberá ser de forma escrita y aprobado por el líder de Proyecto de AGROINDUSTRIAS así como el Líder de Proyecto Xamai |

3. Tipo de comunicaciones:

Tipo | Reglas de uso |
Cara a Cara | Usada por el equipo en sitiocuando la interacción cara a cara sea necesaria. |
Correo | Usada para la comunicación de los miembros del proyecto, y para mandar y recibir archivos, si estos no rompen las reglas de confidencialidad y capacidad de envió. Cada mail debe ser respondido lo antes posible. |
Messenger | Usada para la comunicación de los miembros del proyecto de forma inmediata, y para mandar y recibir archivos, siestos no rompen las reglas de confidencialidad y capacidad de envió. |
Telefónica / Conferencias | Usado cuando las comunicación Cara a Cara o es inapropiada por correo o Messenger. |

4. Matriz de Escalacion:

Desde AGROINDUSTRIAS a Xamai, la comunicación y un problema crítico pueden ser escalados cuando:
* Problemas consistentes en el servicio son detectados
* Problemas deliderazgo en el proyecto son detectados
* Issues críticos que afecten el servicio
* Facilitar la comunicación sea necesario.

Desde Xamai a AGROINDUSTRIAS, la comunicación y un problema crítico pueden ser escalados cuando:
* La información fue requerida pero no hay respuesta o no se recibe a tiempo.
* Issues críticos que afecten el servicio
* Facilitar la comunicación cuandosea necesario.

5. Proceso de escalacion de la Operación

Este proceso de escalacion relaciona los issues de operación así como issues de performance de los miembros del equipo, respuestas tardías, fechas de compromiso perdidas, o cualquier otro issue que requiera atención de entrega a nivel operacional.

Nivel | Xamai | AGROINDUSTRIAS | Periodo |
1 | Consultor SAP | Key User | 1 día|
2 | Project Manager SAP | Project Manager SAP | 2 días |
3 | Director de Proyectos | Lider de Proyecto Agroindustrias – Oscar Cid | 3 días |
4 | Director Comercial | David Nieto – Director | 4 días |

6. Revisiones de Proyecto / Juntas

La candelarizacion de juntas debe ser a través de MS Outlook, es recomendable aceptar o declinar la junta, para poder tener panorama de losasistentes,

Nombre de la junta | Asistentes | Herramientas | Frecuencia | Objetivo |
Junta Semanal de Revisión del proyecto | Líder de Proyecto AGROINDUSTRIAS Project Manager Xamai Consultores Key Users | Revisión Presentación, Minuta MS Outlook | Semanal TBD 1 hora | Revisión: Avance del Master Plan. Estatus de las tareas cumplidas. Listado de las tareas y acciones pendientes. Issues,Riesgos, Dudas. Promover la integración del equipo. Revisión de las desviaciones. |
Junta Mensual de Revisión del proyecto | Comité Directivo AGROINDUSTRIAS Project Manager Xamai Líder de Proyecto AGROINDUSTRIAS Consultores Key Users | Revisión Presentación, Minuta MS Outlook | Mensual TBD 30 minutos | Revisión: Avance del Master Plan. Estatus de las tareas cumplidas. Listado de las...