Plan De Contingencia

Proceso para el manejo de crisis

El manejo de crisis deberá desarrollarse de acuerdo con los lineamientos descritos en el procedimiento PO-18-001 – Procedimiento para el Manejo de Crisis HOCOL Américas el cual va dirigido al Comité de Crisis y los Equipos involucrados. Se aplica en el momento en que el Presidente declare que la Compañía está expuesta a una situación que puede generar amenazasy/o efectos adversos sobre la reputación y los negocios de la Compañía

Además de los pasos a seguir de acuerdo con PO-18-001, se sugiere tener en cuenta los siguientes pasos para el manejo de situaciones de crisis (Ver Figura 1).

Figura 1 – Actividades a Contemplar para el Manejo de Crisis

* Paso 1: Planeación: “La tarea”

La tarea es la descripción precisa, escrita y concisa (nodebe abarca más de tres renglones) de la solución a la crisis, definida por el Equipo Estratégico (ver Tabla 1).

Tabla 1 – Paso 1 - Actividades de Planeación en Crisis
ACTIVIDAD | CONSIDERACIONES |
Definición de la tarea | * El Equipo Estratégico debe tener libertad de acción. * Considerar los recursos externos a la compañía. * Consistencia entre la tarea definida y el plan detrabajo formulado para el Equipo Estratégico. |
Análisis de la tarea | * Deben ser analizadas las siguientes características: * El tiempo disponible para actuar. * La situación antes y después del incidente. * Las limitaciones de los recursos. * La autoridad que se tiene para hacer cumplir órdenes. |
Conclusiones | * Al final del paso 1 deben quedar definidas y registradas:* Las órdenes y acciones inmediatas (atención de heridos). * La información inmediata necesaria para actuar. * Cronograma a cumplir por Equipo Estratégico (para 24 horas más). |

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* Paso 2. Recolección de la Información Inicial

Consiste en el levantamiento de la información relevante del incidente que permite obtener la mejor visión de esta (ver Tabla 2).

Tabla 2 - Paso2 - Recolección de información Inicial
ACTIVIDAD | CONSIDERACIONES |
Relato | * Descripción concisa del tipo de incidentes. * Relación de volúmenes, tiempo y lugares. * Recopilación de sucesos y estadísticas. * Definición de las necesidades de alerta y alarma. |
Información sobre recursos internos y externos. | * ¿Qué recursos se podrían utilizar de inmediato? * ¿Quéunidades están trabajando y desde cuándo? * Estado de los equipos. * Reservas disponibles. * ¿De qué recursos temporales se puede disponer? * ¿Quién dará las órdenes? * ¿Cuándo serán dadas las ordenes y a quienes? * ¿Qué recursos adicionales se requieren? |
Información sobre las condiciones climáticas | * Condiciones climáticas y de visibilidad en el sitio del accidente. *Pronóstico del tiempo. * Dirección predominante del viento. * Consecuencias de estas condiciones y afectación de las actividades de respuesta. |
Información sobre la localización geográfica y condiciones de campo | * Lugar de mayor concentración de personas. * Elementos más amenazados. * Estado de transporte y comunicaciones. * Estado de los servicios públicos. |

Larecolección de la información iniciar deberá estar articulada con la información recopilada en las actividades iniciales de la emergencia.

* Paso 3: Valoración de la Situación

Etapa de gran importancia en la situación de la crisis, donde se realiza la evaluación de la emergencia, se analiza su evolución y se determina la alternativa a aplicar (ver Tabla 3).

Tabla 3 – Paso 3 - Valoración dela Situación
ACTIVIDAD | CONSIDERACIONES |
Desarrollo del incidente | * ¿Qué sucederá si no se hace nada? * ¿Qué probabilidad hay de que ocurran más sucesos? * ¿Cuáles podrían ser las consecuencias? * ¿Cuál será el escenario más catastrófico? * ¿Cuál es el más probable? * Estados de alerta y alarma. |
Posibles acciones | * Definición de la estrategia de respuesta,...