plan de gestion de comunicaciones

1
PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES
PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES NOMBRE DEL PROYECTO
EL PROYECTO SPONSOR DEL PROYECTO

Revisión N° Solicitud de Cambios N° DESCRIPCIÓN (Motivo de la revisión y entre paréntesis quien la realizó) FECHA (de la revisión)
-
Índice
Matriz de Comunicaciones /Canales de Comunicación (Adjunto en Excel)..…………………………….3
Flujo de Información en los eventosHSE…………………………………………………………………………………4
Flujo de Información de Ingeniería………….………………………………………………………………………………5
Guías para eventos de Comunicaciones…………………………………………………………………………………..6
Guías para documentación del proyecto………………………………………………………………………………...9
Guías para el control de versiones…………………………………………………………………………………………10
Informes Programados.…………………………………………………………………………………………………………10
Teléfonosde Contactos (Adjunto en Excel)……………………………………………………………………………11
Anexos….………………………………………………………………………………………………………………………………12
1. MATRIZ DE COMUNICACIONES
Para establecer las vías de comunicación entre todos los interesados en el proyecto (Stakeholders) se establece la siguiente matriz de las comunicaciones:
PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
2
1.1. Flujo de Información en los Eventos HSE:COORDINADOR CIVIL / MECANICO
/DossierPREVENCIONISTA DE FRENTE
RESIDENTE DE OBRA
JEFE DE HSE
GERENTE DEL PROYECTO
PROJECT
MANAGER
INSPECTOR DE HSE
PROYECTOS
CONTRATISTA
SUPERVISION
CALIDDA
COMUNICACIÓN TELEFONICA 1 HORA
REPORTE PRELIMINAR ESCRITO 12 HORAS
INFORMAR: NOMBRE, HORA, LUGAR,
TIPO DE DAÑO (PERSONAL/MATERIAL)
ACTIVIDAD TIPO DE TRABAJO
DESCRIPCION BREVE DE LO SUCEDIDO –LESIONES
3
1.2. Flujo de Información de Ingeniería:
INGENIERIA CALIDDAEvento
Planos
ÁREA LEGALSUPERVISOR
COORDINADOR DE PROYECTOSSUPERVISOR DE
CALIDDA
SUPEREVISION
OSINERGMIN
4
2. GUÍA PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN:
2.1 Guías para Reuniones.-
Todas las reuniones deberán seguir las siguientes pautas:
 Se debe empezar en el horario señalado, teniendo una tolerancia de 10 minutos.
 Se debeenviar la agenda con los tema a tratar con previa antelación, así como la fecha, hora y lugar de la reunión a todos los participantes. De ser el caso de las reuniones de coordinación se deberá empezar con los acuerdos pendientes del acta anterior.
 Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso) y de anotador (toma nota de los resultados y acuerdos formales de lareunión).
 Se debe emitir un Acta de Reunión, (Anexo 1: Formato de Acta de Reunión), la cual se debe enviar por correo electrónico como máximo a los dos días de realizada la reunión (días útiles), a todos los participantes y cuyo envio será la constancia de recepción del mismo. El plazo de recepción de comentarios y/o observaciones es de 1 día (día útil) después de enviada el acta, si no se recibeningún comentario y /o observación en este plazo establecido se dará por aprobada el acta.
Las reuniones se llevarán de acuerdo a la siguiente Matriz de Reuniones: Reunión Participantes Objetivo Frecuencia Día Hora
Reunión Comité Gerencial del Proyecto
Miembros del Comité Gerencial del proyecto de Cálidda (G. General, G. Financiero, G. Comercial, G Legal, G. Asuntos Corporativos, G. Técnico, JefePMO y Project Manager.)
Reportar el avance del proyecto y principales Hitos
Mensual
POR DEFINIR
POR DEFINIR
Reunión de Gerentes
- Project Manager (Contratista)
- Gerente de Operaciones (Cálidda)
- Jefe de la PMO
- Project Manager (Calidda)
-Gerente General (Supervisión)
- Auditor Líder (Supervisión)
Tratar asuntos Macros y revisar Indicadores
Mensual
POR DEFINIR
POR DEFINIR
Reuniónde Coordinación del Proyecto
Miembros de los equipos, Asesoria, Supervisión, Contratista y Cálidda,
Controlar el grado de avance del proyecto, Revisión de problemas encontrados
Semanal
Lunes
3:30 p.m.
Reuniones de Gestión de Riesgos
Área Legal, Área Logística, Ingeniería, OyM, Arqueología, RRCC, HSE, SyE
Identificar los principales riesgos y elaborar sus planes de respuestas
En la...