Plan de Licenciamiento

Concepto y definición
Software: Conjunto de instrucciones lógicas que permiten operar un equipo. Comprende todo tipo de programas, utilidades, aplicaciones, sistemas operativos, drivers que hacen posible que el usuario pueda trabajar con la máquina (computador). Todos los componentes lógicos de un sistema informático, que incluyen tanto a las aplicaciones (programas) como a los datos sobre loscuales operan.
Licencia: Contrato por el cual la empresa productora o propietaria del Software o producto, le concede a un tercero el permiso del uso limitado de un derecho de propiedad, a cambio de una forma de pago o alguna forma o cantidad a considerarse. El derecho de uso de una versión específica de un producto. Derecho que adquiere (compra) una empresa para explotar un invento, una marca ouna tecnología determinada.
Contabilización de las licencias
Teniendo en cuenta que una licencia es un derecho o permiso para utilizar algo que no es de su propiedad, que un derecho es algo abstracto, inmaterial, y que un derecho es la acción que se tiene sobre una o cosa que bien no puede ser propia, por la que se puede hacer o exigir algo (utilizar en este caso), se debe clasificar como unactivo intangible.
La razón por la que se contabiliza como un intangible es porque es precisamente un derecho lo que se adquiere, y no se adquiere el producto como tal, sino el derecho, la autorización para utilizarlo, puesto que la propiedad intelectual pertenece a quien creó el producto en cuestión.
El plan único de cuentas para comerciantes colombiano, ofrece la cuenta 1635 para contabilizar laslicencias.
Contabilización de la licencia de un software o programa para computador
Respecto a los programas (software) para computador, hay que aclarar que una cosa es comprar el programa y otra muy distinta es comprar la licencia.
Si se compra la licencia del programa, como en el caso de Windows, lo que se compra es el derecho a utilizarlo, mas no el sistema operativo como tal, puesto queeste sigue siendo propiedad de Microsoft, y se debe entender que lo que se adquiere es la licencia para su uso, lo que se compra es la autorización para poder utilizarle en un equipo determinado. Tanto es así, que a pesar de haber adquirido la licencia de Windows, queda prohibida la reproducción o autorización de cualquier copia del mismo, lo que quiere decir, que con el hecho de adquirir lalicencia, no se esta adquiriendo el dominio jurídico del software (la propiedad intelectual), razón por la cual, no se puede vender una copia, ni modificar su contenido, etc.
Es claro que cuando se compra un software de Microsoft, por ejemplo, no se adquiere el derecho de seguir distribuyendo el mismo, de manipular su código fuente, ni siquiera de regalarlo, y para hacerlo, se requiere previaautorización del propietario del dominio, autorización que por lo general significa pagar por ella (eso se llama adquirir una licencia), y aun así, cualquier derecho que se adquiera o compre, será solo el de utilizarlo o distribuirlo.
Si se de al supuesto de haber comprado una licencia y se decide transferirla o cederla, una vez transferida, naturalmente que se pierde el derecho a su uso, pues eso era loúnico que se poseía y que se ha transferido. Una vez hecha la transferencia de la licencia, no será legal seguir utilizando el software aunque se tenga instalado en un computador y se tena un CD con él, puesto que ya se ha cedido la autorización, la licencia.
En este orden de ideas, y quedando claro que lo que en realidad se compra es una licencia, las licencias de software para computadores que nosuponen la venta del derecho total sobre el software (propiedad intelectual), se debe contabilizar como un intangible en la cuenta 1635 que corresponde a las licencias.
Ahora, que si lo que se compra es el software, y se transfiere el la propiedad intelectual del mismo, se debe contabilizar como un activo diferido, en la cuenta 171016, luego ir amortizando en la medida en que se vaya haciendo...