Plan de mejoramiento de un archivo
Páginas: 7 (1689 palabras)
Publicado: 1 de junio de 2011
PLAN DE MEJORAMIENTO DEL ARCHIVO SENA
PROPUESTA PRESENTADA POR:
ESTRADA CONTRERAS LINEY CARLOTA
GUARÍN SUAREZ NINI YOJANA
MARTÍNEZ OTERO KAREN JANETH
ORTEGA CONTRERAS IBETH LUCIA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
PROGRAMA: ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO
SINCELEJO
2011
PLAN DE MEJORAMIENTO DEL ARCHIVO SENA
PROPUESTA PRESENTADA POR:
ESTRADA CONTRERAS LINEY CARLOTAGUARÍN SUAREZ NINI YOJANA
MARTÍNEZ OTERO KAREN JANETH
ORTEGA CONTRERAS IBETH LUCIA
PRESENTADO A:
NICOLASA ÁLVAREZ
TUTORA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
PROGRAMA: ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO
SINCELEJO
2011
INVENTARIO
➢ 11 estantes fijos
➢ 14 estantes rodantes
➢ 5 escritorio
➢ 21 sillas malas 5, buenas 15
➢ 2 escobas
➢ 1 pala➢ 1 trapero
➢ 2 tarros pequeños y 1 grande
➢ 50 cajas
➢ 2 cajas de madera
➢ 15 marcadores malos 10 ,buenos 5
➢ 6 bolsas
➢ Bolsa con guantes
➢ 2 documentos microfilmados
➢ 2 Cd
➢ 15 video casete
➢ 18 casete
➢ 19 disquete
➢ 1 caja de clic en buen estado
➢ Media caja clic en mal estado
➢ 1 caja de grapas oxidadas
➢ 94 cajas dedocumentos inactivos
➢ 2 mesas desarmables
➢ Aire acondicionado en mal estado
➢ 2 teléfonos
➢ Sacapuntas eléctrico en mal estado
➢ 742 carpetas A Z
➢ 3 lámparas
DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO
El centro de la innovación la tecnología y los servicios SENA es una institución con más de 25 años de experiencias prestando servicios a la comunidad, con más de300 trabajadores directos e indirectos en los cuales se maneja gestión documental.
El depósito de archivo manejado por estos funcionarios presentan las siguientes condiciones:
VOLUMEN: 206.66 metros lineales
FECHAS EXTREMAS: 1987 hasta 2009
ESTADO DE ORGANIZACION:
-Clasificación: Documentos pertenecientes a:Fichas de matriculas
Tesorería
Presupuesto
Plantillas
Cuentas de cobros
Almacén
Jóvenes rurales
CertificacionesContrataciones de instructores
-Ordenación: Se presume que es cronológico, alfanumérico y alfabético.
-Descripción: en la información que se tomo encontramos que la mayoría tenía guías.
ESTADO DE LA INFORMACION: malo
UNIDADES DE CONSERVACION: Legajos, libros, carpetas, A-Z, documentos microfilmados.
ALMACENAMIENTO: Paquetes amarrados,bolsas plásticas, cajas de cartón y cajas de madera.
MOBILIARIO: Estantes metálicos y de madera, mesas y sillas
11 estantes metálicos fijos en mal estado, 14 estantes de madera rodantes algunos en mal estado, 5 mesas en buen estado y 21 sillas 6 sillas malas y 15 sillas buenas.
SOPORTE: Papel, microfilmación, Cd, disquete, casete, y videos casetes.
ESTADO DECONSERVACION:
No está acto por que no tiene las medidas establecidas por el ACUERDO 048 y 049. En el depósito se encontró las siguientes medidas el pasillo principal media 58cm, 2 callejones principales que median 62cm y un que media 82cm, el fondo de los estantes era de 7cm, la primera fila entre estantes y estantes rodantes media 49cm, la segunda fila entre estantes y estantes rodantes media12.3cm y la tercera fila entre estantes y estantes rodantes media 14.8cm.
Encontramos que los documentos tienen perforaciones, grapas, ganchos legajadores metálicos, bordes quebrados, quiebres y dobleces, color amarillento, manchas dejadas por cintas y humedad y polvo adheridas, se encontró que algunos documentos se encuentran próximos al techo del depósito.
ESTADO DEL...
PROPUESTA PRESENTADA POR:
ESTRADA CONTRERAS LINEY CARLOTA
GUARÍN SUAREZ NINI YOJANA
MARTÍNEZ OTERO KAREN JANETH
ORTEGA CONTRERAS IBETH LUCIA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
PROGRAMA: ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO
SINCELEJO
2011
PLAN DE MEJORAMIENTO DEL ARCHIVO SENA
PROPUESTA PRESENTADA POR:
ESTRADA CONTRERAS LINEY CARLOTAGUARÍN SUAREZ NINI YOJANA
MARTÍNEZ OTERO KAREN JANETH
ORTEGA CONTRERAS IBETH LUCIA
PRESENTADO A:
NICOLASA ÁLVAREZ
TUTORA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
PROGRAMA: ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO
SINCELEJO
2011
INVENTARIO
➢ 11 estantes fijos
➢ 14 estantes rodantes
➢ 5 escritorio
➢ 21 sillas malas 5, buenas 15
➢ 2 escobas
➢ 1 pala➢ 1 trapero
➢ 2 tarros pequeños y 1 grande
➢ 50 cajas
➢ 2 cajas de madera
➢ 15 marcadores malos 10 ,buenos 5
➢ 6 bolsas
➢ Bolsa con guantes
➢ 2 documentos microfilmados
➢ 2 Cd
➢ 15 video casete
➢ 18 casete
➢ 19 disquete
➢ 1 caja de clic en buen estado
➢ Media caja clic en mal estado
➢ 1 caja de grapas oxidadas
➢ 94 cajas dedocumentos inactivos
➢ 2 mesas desarmables
➢ Aire acondicionado en mal estado
➢ 2 teléfonos
➢ Sacapuntas eléctrico en mal estado
➢ 742 carpetas A Z
➢ 3 lámparas
DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO
El centro de la innovación la tecnología y los servicios SENA es una institución con más de 25 años de experiencias prestando servicios a la comunidad, con más de300 trabajadores directos e indirectos en los cuales se maneja gestión documental.
El depósito de archivo manejado por estos funcionarios presentan las siguientes condiciones:
VOLUMEN: 206.66 metros lineales
FECHAS EXTREMAS: 1987 hasta 2009
ESTADO DE ORGANIZACION:
-Clasificación: Documentos pertenecientes a:Fichas de matriculas
Tesorería
Presupuesto
Plantillas
Cuentas de cobros
Almacén
Jóvenes rurales
CertificacionesContrataciones de instructores
-Ordenación: Se presume que es cronológico, alfanumérico y alfabético.
-Descripción: en la información que se tomo encontramos que la mayoría tenía guías.
ESTADO DE LA INFORMACION: malo
UNIDADES DE CONSERVACION: Legajos, libros, carpetas, A-Z, documentos microfilmados.
ALMACENAMIENTO: Paquetes amarrados,bolsas plásticas, cajas de cartón y cajas de madera.
MOBILIARIO: Estantes metálicos y de madera, mesas y sillas
11 estantes metálicos fijos en mal estado, 14 estantes de madera rodantes algunos en mal estado, 5 mesas en buen estado y 21 sillas 6 sillas malas y 15 sillas buenas.
SOPORTE: Papel, microfilmación, Cd, disquete, casete, y videos casetes.
ESTADO DECONSERVACION:
No está acto por que no tiene las medidas establecidas por el ACUERDO 048 y 049. En el depósito se encontró las siguientes medidas el pasillo principal media 58cm, 2 callejones principales que median 62cm y un que media 82cm, el fondo de los estantes era de 7cm, la primera fila entre estantes y estantes rodantes media 49cm, la segunda fila entre estantes y estantes rodantes media12.3cm y la tercera fila entre estantes y estantes rodantes media 14.8cm.
Encontramos que los documentos tienen perforaciones, grapas, ganchos legajadores metálicos, bordes quebrados, quiebres y dobleces, color amarillento, manchas dejadas por cintas y humedad y polvo adheridas, se encontró que algunos documentos se encuentran próximos al techo del depósito.
ESTADO DEL...
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