Plan de trabajo o agenda

Plan de trabajo o agenda: concepto, estructura y fecha de entrega:
Del contenido de la agenda.
La agenda es la correlación de las cuestiones que han de concertarse en la reunión y también en la libreta o cuaderno en que se apuntan, para no olvidarlas, aquellas cosas que se han de hacer; la agenda es un instrumento importantísimo de programación personal y organizacional cuyo uso varía depersona a persona.
La agenda dentro de una reunión es de gran prioridad, y repercute grandemente en los logros y frutos de dicha reunión. Debe contemplar los puntos o temas que se tratarán en la reunión, que se deberán convenir o sobre los que se consultará a los asistentes.
Además, recuerde que será de utilidad a los participantes para enterarse y alistarse, a fin de juzgar, contribuir, etc.Indiferentemente del tipo de reunión, los puntos de la agenda constituyen los objetivos intermedios que posibilitarán alcanzar el objetivo final de la reunión.
Dependiendo del tipo de reunión, así será la necesidad de enviar los puntos de la agenda en forma anticipada. Algunos autores hablan de hasta dos semanas de antelación, pero un buen promedio es enviar la agenda con 48 horas de anticipación.

Dela escritura de la agenda.
Al redactar los asuntos de la agenda vigile la composición de la misma. Su lenguaje debe ser claro, breve y explícito. Algunos autores también sugieren que en la agenda se relacionen las actividades a tratar y los resultados esperados de las mismas, con lo que se espera ahorren energías y optimice el tiempo de la reunión, ya que los participantes se centrarán más en losresultados finales y no en el camino a seguir para llegar a dichos resultados. De preferencia no utilice lenguaje rebuscado, ni demasiado técnico, salvo que la situación y la reunión a tratar así lo requieran.
Características propias de los distintos tipos de reunión y la secuencia del contenido de la agenda:
A fin de orientar bien el tema, conviene establecer una tipología de las reuniones quepermita al facilitador de la misma, saber con antelación qué tipo de reunión se propone celebrar y qué técnicas le interesa utilizar. Dicho con otras palabras, cuál es la finalidad de la reunión.
Podemos hacer una distinción entre diferentes tipos de reuniones:
- Reuniones formales
- Reuniones informales
- Reuniones informativas
- Reuniones formativas
- Reuniones de solución de problemas
Lasreuniones formales
Se consideran reuniones formales aquellas en las que se sigue una estructura y se organizan en función de diferentes fases: planificación, información, preparación, estructuración y control y análisis de la reunión; y además está orientada a la consecución de los objetivos que justifican la reunión.
Las reuniones formales aseguran el desarrollo y el control paso a paso paraalcanzar los objetivos previstos. De todas formas existen situaciones en las cuales no es posible o no es necesario plantear una reunión formal sino una reunión a la que llamamos informal.
Las reuniones informales
Es aquella que surge como necesidad ante las siguientes situaciones:
- Urgencia: en los casos que necesitamos recoger información, informar de resultados que pueden condicionar accionesinmediatas, ante un hecho inesperado ante el cual hay que tomar una decisión sin demora, etc.
- Espontaneidad: se justifica en los casos en que la discusión hace referencia a un plano más superficial, poco estructurado, referente a ideas y no tanto a hechos. Normalmente se utiliza para sensibilizar o motivar a las personas participantes en temas desconocidos o poder atajar rumores aparecidos en laorganización.
- Imprevistos: suceden cuando ha ocurrido algún hecho que ha impedido que la reunión siga el curso formal previsto.
Las reuniones:
Formales las que se siguen una estructura y se organizan en función de diferentes fases.
Informales se hacen en situaciones de urgencia, por imprevistos o de forma espontanea.
Reuniones informativas
Estas reuniones tienen por objetivo comunicar datos, hechos,...