Plan De Trabajo

PROCEDIMIENTO:

TOMA FISICA DE INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS

PROCESO: Apoyo
GFG:019

PROPÓSITO: DEPENDENCIA:
DESCRIPCIÓN

Asegurar la permanente actualización de los inventarios de activos fijos del Instituto. Grupo Financiero y de Gestión
EJECUTOR
INICIO

Actualización: Agosto 2006
DOCUMENTOS TIEMPO

ACTIVIDAD

Elaborar programa de seguimientos, asegurando la revisión deltotal de Activos fijos en el año. El programa de seguimientos debe ser aprobado por el Coord. GFG. Una semana antes del seguimiento de campo, se envia Plan de seguimientos a quien corresponda de acuerdo con programa, indicando la fecha, hora y objetivo de la revision.

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Auxiliar de Activos Fijos y Almacen y Coord. GFG

PLANIFICACION DEL SEGUIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS

Cronograma

5 díasPara el caso de propiedad, planta y equipos, cada tres años debe solicitarse avaluos a entidades o profesionales certificados y de acuerdo con métodos valuatorios reconocidos por la normatividad vigente; Para el caso de bienes muebles, seran objeto de actualización medianter avaluos aquellos cuyo valor en libros sea superior a 35 SMLV. Esta contratación debe tramitarse a través de la oficina decontratos.

2

Coord. Grupo Financiero y de Gestión

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS?

NO

SI REALIZAR CONTRATACION

Seguir procedimiento de elaboración y seguimiento de contratos COT-001 para la realización del ejercicio de peritaje en el proceso de avaluo de propiedad planta y equipos.

3

Coord. Contratos

10 días

Se imprime listado de Activos fijos del empleado que corresponda deacuerdo con programa de seguimientos.

4

Auxiliar de Activos Fijos y Almacen Auxiliar de Activos Fijos y Almacen y Responsable del inventario

GENERAR LISTADO DE ACTIVOS FIJOS REALIZAR REUNIÓN DE APERTURA

Listado de Activos Fijos

30 minutos

Se realiza reunión de apertura con el empleado o grupo responsable del inventario con el fin de indicar procedimiento y mecarnismo deverificación a seguir.

5

Listado de Activos Fijos

4 horas

En conjunto con el responsable del inventario se revisan los elementos del listado contra existencias teniendo en cuenta consideraciones como serial, código de barras, modelo, marca u otros particulares del activo. Tambien se debe verificar estado de los activos como obsolecencia, averias, en desuso o en mal estado. Así mismo, seidentifican aquellos elementos catalogados como fungibles que no deberian estar ingresados como activos fijos en la aplicación del UNOEE y/o cualquier extravio que pueda identificarse. Estos hallazgos deben registrarse en el Formato Toma Física de Inventarios indicando las aclaraciones o justificaciones pertinentes para cada caso, por cualquiera de las partes. El Formato debe ser firmado por el Auxiliarde Activos Fijos y almacén y el responsable del inventario revisado.

6

Auxiliar de Activos Fijos y Almacen y Responsable del inventario

Formato de Toma de inventarios

2 horas

COMPARAR LISTADO DE ACTIVOS CONTRA FISICO

1

Ing. Sandra Laverde Castro / Iván Elaboró: Revisó: Franco Cervantes Fabio Chacon

Profesional de Calidad/ Auxiliar de Activos fijos y almacen Coord. GFGCapitulo: 1 Versión: 01
Página No.: 1/3

PROCEDIMIENTO:

TOMA FISICA DE INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS

PROCESO: Apoyo
GFG:019

PROPÓSITO: DEPENDENCIA:
DESCRIPCIÓN

Asegurar la permanente actualización de los inventarios de activos fijos del Instituto. Grupo Financiero y de Gestión
EJECUTOR ACTIVIDAD

Actualización: Agosto 2006
DOCUMENTOS TIEMPO

1

Para el caso de los activosidentificados como potenciales para bajas, se indica el responsable del inventario realizar solicitud formal al Coordinador del Grupo Financiero y de Gestión.

7

Auxiliar de Activos Fijos y Almacen

ELEMENTOS OBSOLETOS?

NO

El responsable del inventario, debe realizar una solicitud de retiro o dada de baja del elemento, justificando el hecho, de acuerdo con lo que establece el...