Planeación Del Tiempo De Gerente

Planeación y distribución del tiempo del Gerente

Plan de Utilización del Tiempo.
Una vez que se haya realizado la auditoria de tiempo, es necesario proceder a diseñar el plan de aprovechamiento de este recurso. Este plan llevará a la persona a establecer pautas que la conducirán a una utilización óptima de este recurso y lograr así una mayor productividad en su trabajo y consecución de metas.A continuación, se presentan 5 pasos para generar un plan de aprovechamiento del tiempo.
1º - Análisis de los Datos.Una vez realizada la auditoria del tiempo y se observen los resultados, te darás cuenta que la distribución del tiempo entre las distintas categorías no es uniforme: los resultados arrojarán que existen ciertas clases de categorías con una cantidad de tiempo mayor que otras o queexisten categorías prácticamente desatendidas.
2º - Determinar la Distribución Deseada del Tiempo.Una vez analizado los datos el gerente se debe hacer la siguiente pregunta: ¿Es así como deseo distribuir mi tiempo en el trabajo?,¿Podría ser más eficiente en el uso del tiempo si cambio la actual forma en la cual lo estoy manejando para así avanzar más rápido a la consecución de mis metas?
Pararesponder estas preguntas el gerente debe remitirse a sus prioridades: Tener en claro sus metas y las áreas de trabajo que son claves para su desempeño.Un ejemplo se da en el grafico 1 se puede observar la utilización real del tiempo para un gerente de una empresa ficticia que actúa en el rubro de las energías alternativas. Se pueden observar 6 áreas de trabajo clave donde la planificaciónestratégica es la categoría a la que se dedica mayor atención según la auditoría de tiempo. El gerente, en base a los datos y a la dinámica de su trabajo, podría concluir que el tiempo dedicado a la gestión constante a sus subordinados y el fomento de las redes de cooperación externas (especialmente con centros de investigación y empresas intensivas en tecnología) es poca, siendo estos aspectosfundamentales para el éxito, tanto para la empresa como para el desempeño de su cargo.


3º Aclarar las actividades claves dentro de cada categoría y definir metas dentro de ellas.En cada categoría se deben definir actividades o tareas claves a cumplir y, en lo posible, medir el número de veces a realizar la tarea o los productos esperados.


4º Piense en los pro y los contra que podrán originar en laejecución del plan.Una vez señalado la forma en el cual se desea utilizar el tiempo, se deben pensar en los posibles inconvenientes que se podrían presentar a la hora de desarrollar el plan.Por ejemplo puede ser que los pares o subordinados constantemente interrumpan para pedir ayuda o algún consejo no permitiendo un trabajo fluido. Esto se puede solucionar pidiéndole a su subordinado unos minutosantes del termino de su jornada laboral se pueda acercar o empezar a generar una cultura en el cual los problemas se lleven a reuniones programadas.
Los factores que impiden la ejecución son varios, lo ideal es que se consideren todos, acá hay algunos factores típicos:
1. Falta de Disciplina: No tener la voluntad de llevar a cabo el plan o no ser constante.
2. Resistencia al Cambio: Loshábitos son difíciles de erradicar, llevan tiempo y esfuerzo.
3. Presiones de Otros que demandan el tiempo: Hay que acostumbrarse a decir que no. No se puede atender a todas las demandas.
4. Distracciones: El perder el rumbo o simplemente transar constantemente entre la diversión y el trabajo en la jornada laboral.
5º Establezca algún mecanismo de control donde pueda monitorear regularmente suProgreso.Frecuentemente se debe evaluar el progreso para tomar medidas correctivas, puede ser que dentro del mes haga un monitoreo regular semanal para ver si se está utilizando el tiempo como se desea o, por lo menos, si existe algún avance en aquella dirección. Una agenda puede servir para anotar cuanto tiempo toma cada actividad, es idéntico a repetir el ciclo de la auditoría.

EL PODER DE LA...