Planeaci n de los documentos

Planeación de los documentos
El planear un documento permite:
Seleccionar el tono, lenguaje y estilo adecuados al lector.
Definir el medio apropiado para hacer llegar la información al lectorRecabar con anticipación la información necesaria para la elaboración del documento.
Conformar, si es necesario, un equipo de documentación
Decidir la presentación correcta del documento.
Elegir elsoftware para desarrollar el documento.


Etapas de la planeación de un documento
Análisis
En esta etapa el escritor o equipo de escritores deben involucrarse con la organización en la cual se trabaja ydeterminar con precisión los objetivos a lograr a través del documento.
Define con precisión los objetivos de la documentación y necesidades a satisfacer
Identifica el perfil de los lectores
Seleccionael medio de entrega
Establece una estrategia de documentación
Conforma el equipo de escritores técnicos.
Diseño
Esta es la segunda etapa donde se crea el esqueleto del documento, es decir laestructura principal que lo conformara, todavía sin el contenido en detalle. Se trata de un esquema general.
Define las especificaciones del contenido
Desarrolla la estructura detallado del documentoEstablece los componentes de la guía de estilos
Diseña documentos prototipos
Revisa el plan de trabajo
Desarrollo
En esta etapa se desarrolla el contenido del documento, con lo cual se rellena laestructura y se desarrollan las siguientes actividades:
Creación de documento prototipo
Se completa la guía de estilos
Crea las ilustraciones.
Crea y revisa borradores
Obtiene la aprobación de prototipos
Enesta etapa se revisa la forma, el contenido, la presentación, la ortografía, redacción, etc… del documento.

Evaluación
En esta etapa se realiza lo siguiente:
Se crean los apéndices
Se crean losglosarios
Se crean los índices y tablas de contenido
Se revisa el documento terminado
Se obtiene la aprobación final
Es importante observar que cada copia del documento tenga la mejor calidad, sea cual sea...