Planeacion de compras

UNIDAD 2
Planeación de las compras

Competencia de la unidad 2: Definir estrategias de acuerdo a las necesidades de la organización, mediante el análisis de herramientas y elementos de la planeación que permitan la adquisición de bienes y servicios de manera eficiente, con sentido de honestidad y responsabilidad.

Introducción

En los últimos años, las organizaciones han comenzado areconocer el papel clave del proceso de abastecimiento, sobre todo debido al impacto que tiene en el funcionamiento de la organización, en sus costos y en el cumplimiento de sus objetivos.

Para contar con un buen proceso de abastecimiento, se debe desarrollar un plan o visión estratégico de las adquisiciones, el que debiera incluir:
1. Un análisis de los bienes o servicios “esenciales” de laorganización.
2. Una estimación de la demanda proyectada.
3. Una evaluación de cómo se realizará la adquisición y del desempeño de los proveedores.

La planificación de las compras ayudará a conseguir los objetivos estratégicos de la institución, conseguir precios más competitivos, efectuar compras oportunas y aumentar la productividad de la organización. Además, una adecuada planificaciónsirve para guiar, controlar y transparentar los gastos.

2.1 Objetivos
¿Qué significa planificar las compras?

Planificar las compras significa definir qué necesita la organización, cuánto y para cuándo lo necesita, dentro de un período de tiempo determinado. Además en la planificación se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimación de sus principales parámetros,tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc. También se programan con anticipación las compras requeridas, lo que permite organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de abastecimiento. Es necesario que se compre aquello que se necesita, en el momento que se necesita y por la vía más apropiada. Para esto es clave la planificación, sin ella lo más probable es que la unidad deabastecimientos se encuentre ahogada por “urgencias” que deberán ser resueltas de formas que comprometerán nuestras posibilidades de aprovechar las ventajas de usar el sistema.

Ventajas de planificar las compras

Una adecuada planificación se traducirá en numerosos beneficios para nuestra organización, optimizando cada vez más los métodos de compra y mejorando los resultados en términos de laeficacia, eficiencia y transparencia.

Entre las ventajas de planificar las compras, destacamos:

Precios. Más competitivos y mejor calidad obtenida en cualquiera de los distintos mecanismos de compra, debido a que una adecuada programación nos permite:
* Agregar demanda y, de este modo, conseguir mejores condiciones comerciales (precio, calidad, entrega, servicio post venta, etc.).* Facilitar a la Dirección de Compras y Contratación Pública la suscripción de nuevos Convenios Marco, basándose en los requerimientos futuros estimados por los planes de compra de los servicios.
* Realizar una mejor definición de los requerimientos y de los plazos de los distintos procesos de compra, lo que trae aparejado un mayor número de proveedores potenciales y una mejor negociación enel caso de un único proveedor.

Menores costos administrativos, ya que al agregar demandas se realizan menos procesos de compra y, por tanto, menos papeleo, menos órdenes de compra, menos coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra), menos revisiones de la entrega del producto o servicio, etc.

Menores costos de inventario, ya que con una adecuada planificación seráposible definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita disminuir los stocks y sus costos asociados.

Compras oportunas, lo que significa "tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos". Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente aumenta su satisfacción.

Adecuada distribución de la...