Planeacion De Un Evento

PLANEACIÓN DEL EVENTO
El éxito de cualquier actividad depende de las personas y de las circunstancias, pero puede afirmarse que este se logra cuando se determina, antes de comenzar, a donde se quiere ir y porque.
Planificar implica realizar acciones estableciendo previamente donde se está, a dónde se quiere llegar y porqué se quiere llegar allí, es decir, justificando la acción.
El primerpaso de un buen proceso de planeación consiste en seleccionar una meta útil, así se identifican los resultados específicos que se desean obtener, al mismo tiempo se seleccionan las herramientas, métodos, y actividades para lograrlo; en el transcurso de las actividades se logran eliminar aquellas que desvíen el camino y así cambiar los métodos que no son efectivos.
En la planeación de un eventohay que tomar en cuenta una seria de aspectos que pueden afectar en su inicio:
1. Las instituciones organizadoras o patrocinadoras
2. El tema
3. Los objetivos
4. Los ponentes
5. Los participantes
6. El lugar
7. La duración








COMPONENTES DEL ÉXITO
Los componentes principales para el éxito de un evento son dos: la institución patrocinadora yel coordinador.

LA INSTITUCION PATROCINADORA

Es la responsable de ofrecer el evento, hay dos tipos de patrocinadores, individuo o una organización, las cuales realizan eventos para su propio personal o con fines de capacitación.
Hay instituciones que actúan como empresas comerciales dedicadas a la preparación y administración de reuniones; son empresas con fines de lucro. Sonverdaderas empresas las que ofrecen servicios para realizar eventos en todas sus facetas. Las instituciones sin fines de lucro, son aquellas en las que el evento es una actividad de la programación.
El reconocimiento de la institución que tenga en el medio es sumamente importante, ya que depende de la asistencia de una mayor o menor cantidad de participantes; por lo cual el peso político de la mismadetermina el rumbo que tomará el evento.

DIRECCIÓN O COORDINACIÓN DEL EVENTO

Es considerada como una profesión, siendo la tarea principal el planear, administrar, orientar los procesos de grupos, transcribir, preparar originales y controlar su publicación y difusión.
La dirección de un evento supone el conocimiento de varias técnicas y procesos que se conjuntan para obtener el éxito de lareunión. El coordinador deberá tener una cultura muy amplia ya que se relacionará con diferentes nacionalidades, niveles sociales, etc, además de conocimientos de psicología de grupos, rapidez en la relación de imprevistos, celeridad en la toma de decisiones, facilidad de expresión, manejo de idiomas; cualidad de orden y discreción.
La formación del coordinador se obtiene mediante la práctica yno de manera formal; el mismo debe saber improvisar pero solo en una situación inesperada.
EL COORDINADOR Y SU EQUIPO

El o los coordinadores responsables deberán actuar como supervisores de un grupo de personas ya que las tareas están relacionadas con las etapas del evento desde la preparación, ejecución y seguimiento.
Al coordinador y al mas alto nivel, existe una comisión o comitéorganizador, o también representado por el director general de un centro organizador; en este nivel se definirá la razón y ser del evento como sus pautas y líneas generales de trabajo.
Al estar establecidos los puntos de vista de planeación, el coordinador esta facultado para conformar un equipo de personal que lo apoyará en sus tareas; la envergadura del evento, en cuanto a la duración y cantidadde participantes y otras acciones relacionadas, determinaran la cantidad y características del personal que se requiere para apoyo.
La delegación de funciones por parte del coordinador es crucial. Si el coordinador dispone de alguien que pueda realizar una tarea mas rápida, fácil o efectivamente, debe aprovecharlo, el debe ser puntual en las reuniones ya que toda la responsabilidad recae en el...