Planeacion de una auditoria administrativa

Planeación de la auditoria administrativa
(RODRIGUEZ VALENCIA)
Estudio preliminar: Consiste en la revelación de aquellas áreas de la empresa que ameriten un análisis detallado para poder ofrecer las recomendaciones más idóneas a las circunstancias de la empresa como un todo.
Se realiza con la finalidad de:
1. Tener una apreciación general del desarrollo de las operaciones administrativasde la empresa.
2. Evaluar la afectividad de la determinación del área en cuestión
3. Descubrir áreas en las que haya problemas de administración
4. Cuales son los elementos de mayor importancia que hay que examinar y evaluar
5. Porque es necesario examinar cada uno de los mismos.
6. Por donde empezar
7. Estimación del tiempo, recursos (humanos, financieros y materiales)necesarios.
Contenido del estudio preliminar:
a) Información documental (reglamentos internos, informes estadísticos, estados contables, presupuesto, contratos, etc.)
b) Información sobre el campo de trabajo (organigrama, lista de funciones, datos sobre volúmenes de trabajo, forma y reportes utilizados, etc.)
Entrevistas: Es necesario seleccionar a algunos trabajadores de la organizaciónpara entrevistarlos y detectar posibles problemas importantes en donde se puede aplicar la auditoria.
Definición del área por investigar: Puede ser toda la organización o una parte o función especifica de la misma. Existen algunos criterios para determinar dicha área:
* El proceso administrativo
* Las funciones de la empresa
* Los niveles jerárquicos
* Una combinación de lasanteriores.
Algunas de las preguntas que se pueden formular son:
* Cuales son los elementos de mayor importancia que hay que examinar
* Porque es necesario estudiar cada uno de ellos
* Por donde empezar.

Plan general para efectuar una auditoria administrativa: Consiste en elaborar una lista de renglones que se van a examinar y los procedimientos a seguir.
Pasos en los que se basa unplan:
1. Investigación técnica (observación, encuesta, entrevista)
2. Documentos legales (escritura constitutiva, actas de asamblea, contratos celebrados, contratos colectivos, situación fiscal, etc.)
3. Elementos administrativos (manuales de organización, políticas, análisis de puestos, registro de firmas, autorizaciones, etc.)
4. Registros contables (descripción del sistema,presupuestos, estado de resultados, formas registros e informes, catalogo de cuentas, etc.)
5. De graficas (punto de equilibrio, ventas, producción, etc.)
La encuesta: El auditor administrativo utiliza este método para obtener información por medio de la encuesta por cuestionario, haciendo preguntas dirigidas a directores, jefes departamentales, etc. En esta fase del plan de auditoria el auditoradministrativo utiliza dos métodos:
a) Cuestionario
b) Entrevista
Análisis de la información obtenida: El análisis consiste en dividir o separar sus elementos componentes hasta conocer la naturaleza, las características y las causas de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia, interacción de las partes entre si y con el todo, y de este contexto o medioambiente.
Una vez obtenida la información esta deberá ser sometida a un procedimiento de análisis para:
* Determinar la eficiencia con que la empresa ha logrado o esta logrando sus objetivos.
* Descubrir las causas que impiden la operación normal de: sistemas, procedimientos, métodos de trabajo.
Para un correcto análisis el auditor administrativo debe tener:
1. Capacidad intelectual (paradescubrir en los problemas sus factores esenciales)
2. Sentido común (para evaluar correctamente las situaciones en su verdadera perspectiva)
3. Creatividad (dar soluciones a los problemas y para la formulación de hipótesis)
4. Ser objetivo (considerar los problemas tal como son)
5. Espíritu de cooperación, manejo de conflictos y tensión.
6. Actualizado ( en las técnicas y...