Planeacion Y Control

PLANEACION Y CONTROL

Sólo cuando se trabaja con planeación y control se puede hablar de gerencia, dirección y gestión. Los proyectos deben adelantarse con base en herramientas y criterios de ingeniería y no sobre la base de simples cronogramas.

La gerencia de proyectos tiene dos bases sobre las cuales se soporta gran parte de su éxito. La primera conocida como el marco estratégico quebusca integrar los proyectos con el contexto estratégico de la organización y la segunda, conocida como planeación y control. Este segundo elemento debe desarrollarse con alto marco metodológico y rigurosidad administrativa para que se constituya en la herramienta que asegure un buen desarrollo de los proyectos
El contexto de la planeación Siempre se debe partir de la base de que un proyectoconlleva implícita la palabra planeación, al tiempo de poder decir que no existe proyecto sin planeación y viceversa, no existe planeación sin proyecto.

Planeación de proyectos en una primera aproximación se debe entender como la herramienta que asegura los siguientes factores:

Objetivos: su logro debe ser la razón de la planeación.
• Recursos: son los medios para el logro de losobjetivos y deben reflejar su costo y disposición.
• Presupuesto: herramienta administrativa que permite analizar el balance entre beneficios, costos y gastos de un proyecto.
• Satisfacción: representa la medición de los objetivos en términos de aceptación del logro de los mismos.
• Plan de trabajo: herramienta de gestión para un manejo eficiente de los recursos dentro deun presupuesto y con la mira en el logro de los objetivos.

La planeación de proyectos en una segunda aproximación debe contemplar las siguientes fases:

• Definición del proyecto
• Estructura del proyecto
• Requerimientos del proyecto
• Red del proyecto
• Evaluación del proyecto
1. Definición del proyecto
La definición de unproyecto debe estar dada a través de los siguientes factores:

• Objetivos
• Alcance
• Entregables
• Gestión de Riesgos

3.1. Objetivos
El primer factor a desarrollar en un proceso de planeación son los objetivos a los que le apunta el proceso. Si se cumplen los objetivos se puede afirmar que el proyecto ha terminado.

Los objetivos debenestar enmarcados dentro de indicadores que por si solos determinen la priorización de los proyectos como se muestra en la siguiente gráfica:



Los objetivos se clasifican en objetivos generales y objetivos específicos. El primero representa el fin último del proyecto u objeto del contrato (desde el punto de vista de contratación). Los objetivos específicos son el camino que conduce alobjetivo general.

Todo objetivo debe tener las siguientes propiedades:

Cuantificable, en el sentido de que tiene asociado una métrica que es la variable que permite el seguimiento, verificación y control de su logro. Lograble en cuanto a los recursos que se requieren y dentro de los límites del tiempo; debe por último asegurarse su logro teniendo presentes unos límites normales de esfuerzo.En la definición de objetivos se debe tener presente que el objetivo general debe representar necesidades o expectativas desde el punto de vista organizacional. En este orden de ideas la tecnología involucrada en un proyecto es una herramienta facilitadora de los objetivos estratégicos organizacionales. No tiene sentido un objetivo expresado en términos de tecnología o pensado bajo la ópticadel logro tecnológico. Quizás este propósito tenga validez dentro de los contextos de investigación o de tecnologías emergentes.

Desde la óptica sistémica, los objetivos deben apuntar a resultados óptimos (eficiencia) y no simplemente resultados que satisfacen las necesidades. Es la manera de ver integralmente un proyecto y no desde un punto de vista reduccionista.

3.2. Alcances...