Planeacion Y Esbozo De La Reunion.

El éxito de las reuniones depende fundamentalmente de su preparación cuidadosa y su planeación integral. El esbozo de la reunión consta de los siguientes pasos:

Definición del problema;
Determinación del objetivo de la reunión;
Señalamiento de los temas a tratar, y
Selección previa de los participantes.

La dimensión y proyección que se le dé a la reunióndependerá del problema que se pretende solucionar. La definición del problema consiste en evaluar en su justa dimensión que aspectos representan situaciones conflictivas en la organización, que elementos están en desajuste con lo planeado y cuales son las normas vigentes pero inobservables.


Definición del problema:

En que ramas que se necesita con urgencia la capacitación ydesarrollo de detección de las causas por lo que falla el sistema.


Definición de objetivos:

Enseguida se detallara y precisara el objetivo de la reunión y del ciclo en cuyo caso será desarrollar en los jefes de departamento, zona o edificio y habilidad para instrumentar decisiones.


Formulación del temario:

En un documento especial se definirán los temas, subtemase incisos relativos a cada materia, a fin de orientar a los participantes en la toma de decisiones. En él se precisaran método y sistema de capacitación, amplitud de materias y temas, dosificación del conocimiento, técnicas que se usaran En la enseñanza, numero de horas dedicadas a cada tema así como el objetivo por tema.


Selección previa de los participantes:

Finalmentede seleccionar previamente los participantes:

Asistentes;
Invitados;
Maestros;
Conferenciantes;
Organizadores
Coordinadores.


FORMULACIÓN DEL GUIÓN.

Contiene por regla general:

1.- PRESENTACIÓN DE LA REUNIÓN: ( corresponde al esbozo)

Definición del problema. El problema muchas veces puede ser dedesajuste con referencia a las actividades programadas, inexistencia de normas o necesidad de recuperar el estado anterior, siempre que se haya normas. Cuando no se cuenta con estas, la cuestión radicara en dictarlas. Con preferencia, es conveniente no actuar con efectos, si no buscar las causas.

Objetivo de la reunión. Se esclarece la finalidad deseada, para que y como se pretendealcanzar la meta.

Temario de la reunión. En el intento de escribir los temas, puede advertirse que surjan dificultades para enunciarlos, o que no constituyan verdaderos problemas. Si resultasen problemas reales, su registro es conveniente para no incurrir en omisiones y desviaciones de los planteamientos originales.

El temario contendrá:

Relación de los temas,subtemas e incisos a tratar;
Objetivo del tratamiento de cada uno de ellos;
Numero de horas o minutos, según el tipo de reunión destinado
a cada uno;
Método d exposición y puntos de apoyo.
Relación de los soportes.

Selección previa de los participantes. Deben considerarse a las personas que tienen experiencias sobre el asunto, a quienesposeen conocimientos aprovechables, y a sujetos que puedan ser afectados por cada uno de los temas se recomienda anotar a estas personas, con sus características, frente al listado de temas, buscando la mayor adecuación.

Se hará constar en el guión que nos ocupa:

Relación de los coordinadores,
De organizadores,
De asistentes participantes,
De expositores,conferenciantes y7 disertantes,
De moderadores, y
De personas que integraran el presidium en cada sesión.


2.- MECANICA DELIBERATIVA.

Indicación del tipo deliberativo que se ha seleccionado.

Conferencia,
Mesa redonda,
Dialogo,
Diálogos simultáneos,
Seminario,
Simposio,
Congreso,...