Planeamiento y sus niveles

PLANEAMIENTO

CONCEPTOS E IMPORTANCIA

Tanto los individuos como las organizaciones necesitan planear. La pla-neación es el proceso básico de que nos servimos para seleccionar las metas y determinar la manera de conseguirlas. Así mismo, la planeación es la primera etapa del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que sehabrá de realizar en el futuro. Esta establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.

Para que una organización se pueda organizar, dirigir o controlar, antes deben elaborarse planes que den dirección y propósito, que decidan qué deba hacerse, cuándo y cómo ha de hacerse y quién lo hará.

CONCEPTO.

Se puede definir al planeamiento como: "La determinación de losobjeti-vos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investiga-ción y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futu-ro"

EFICACIA.

Para que la planeación sea eficaz es necesario revisar las respuestas a las siguientes preguntas:

• ¿Qué acción es necesaria?
• ¿Por qué?
• ¿Dónde?
• ¿Cuándo?
• ¿Quién debe hacerla?
• ¿Cómo debe hacerse?IMPORTANCIA.

Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación son:

1. - Propicia el desarrollo de la organización al establecer métodos de utiliza-ción racional de los recursos
2. - Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina
3. - Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presen-ten, con las mayoresgarantías de éxito
4. - Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir, y un afán de lograr las cosas
5. - Condiciona a la organización al ambiente que le rodea
6. - Establece un sistema racional para la toma de decisiones
7. - Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades
8. - Las decisiones se basan en hechos y no en emociones
9. - Al establecerun esquema o modelo de trabajo, suministra las bases a tra-vés de las cuales operará la empresa
10. - Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación
11. - Proporciona los elementos para llevar a cabo el control
12. - Disminuye al mínimo los problemas potenciales, y proporciona al ad-ministrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo
13. - Permite al ejecutivo evaluar alternativasantes de tomar una decisión
14. - La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia dónde se dirigen sus esfuerzos
15. - Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.

ETAPAS PARA PLANEAR.

1. - Entender el problema

2. - Obtener información completa sobre las actividades involucradas

3. - Analizar yclasificar los datos

4. - Formular premisas de la planeación

5. - Formular planes alternativos

6. - Elegir el plan

7. - Disponer detalladamente la sucesión y dirección de las operaciones

8. - Vigilar como progresa el plan propuesto

PASOS EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN

La planeación es muy sencilla y puede condensarse en 4 pasos básicos. Estos pueden adaptarse a todas las actividadesde la planeación, en cualquier nivel de la organización.

1) ESTABLECER UNA META O CONJUNTO DE METAS. - La planeación comien-za con las decisiones acerca de lo que la organización o sub unidad necesi-tan o quieren. Sin una definición clara de metas, las organizaciones distri-buirán sus recursos en una forma demasiado amplia. Determinar las priori-dades y ser específico respecto a los objetivos,les permitirá canalizar sus re-cursos con eficacia.

2) DEFINIR LA SITUACIÓN ACTUAL. - ¿A qué distancia se halla de sus metas la organización? ¿De qué recursos se dispone para alcanzarlas? Solo después de analizar el estado actual pueden trazarse los planes para describir el pro-greso. Las líneas abiertas de comunicación dentro de la organización y entre sus unidades suministra la información...