planeando una reunión efectiva

REUNIONES DE GERENCIA

PLANEANDO UNA REUNIÓN EFECTIVA
1.

Tenga un plan.

A menos que invierta tiempo única y específicamente a planificar no sólo lo que espera
realizar, sino cómo lo hará realmente, no hay posibilidad de éxito. Si Usted es desorganizado,
perderá el control y no logrará realizar lo que esperaba. Cuando se es organizado y se mantiene
el control, se gana credibilidad anteel equipo. Todos hemos participado de reuniones de las que
luego hemos salido haciendo comentarios como, "¡Hombre, eso fue una pérdida de tiempo!" Si
no tiene un plan, no haga una reunión.
2.

Empiece puntualmente.

Empiece la reunión a tiempo. Si no se acepta que los empleados lleguen tarde a trabajar,
también es inaceptable que Usted llame a la reunión a una cierta hora, para luegoempezar
tarde.
3.

Determine e l contenido.

Hay varias categorías de temas posibles para la reunión de Gerencia. Es aceptable tratar
más de un tema en una sola reunión de Gerencia, pero no trate de abarcar demasiado a la vez
porque es probable que no abarque nada. Las reuniones con agendas irrazonablemente largas
generalmente no se terminan, los puntos no se desarrollan de manerasuficientemente clara o a
fondo; o se toman decisiones apresuradas sin considerar todas las implicaciones. La duración
óptima de una reunión es de aproximadamente 45 minutos. Miremos algunos de los temas que se
pueden discutir.
El Arte de Vender/Atención al Cliente. El arte de vender y la atención al Cliente son los
temas más beneficiosos que Usted puede tratar con sus Asesores. Divida el proceso de laventa
en pasos muy pequeños y hable sólo de uno en cada reunión. Por ejemplo, abrir la venta puede
ser un tema para una reunión de Gerencia, pero puede ser mejor tener una discusión más a
fondo sobre frases de apertura. Solicite con anticipación ideas a los Asesores sobre qué debería
discutirse. Problemas particulares que podrían estar teniendo con los Clientes pueden ser
hablados y resueltosentre todos en el grupo. Hablar sobre la venta nunca está de más.
Conocimiento de Producto. Las reuniones de Gerencia son una manera efectiva de
introducir nuevos productos, modelos o estilos, en este caso, actualizar información sobre las
casas, revisar artículos de revistas sobre el rubro, hablar de la competencia, etc. Comunicar esta
información con todo el equipo presente garantiza quecada uno reciba la información y que
nadie quede afuera.
Considere presentar videos como una buena forma de añadir variedad a las reuniones.
Ocasionalmente, los disertantes invitados también pueden ser interesantes y valorados.
Publicidad / Detalles de Promociones. A los Asesores generalmente se les brinda
información inadecuada con relación al cronograma de avisos publicitarios y a losdetalles de las
promociones venideras. Si no están empapados de este tipo de detalles, a los Clientes les
parecen poco profesionales. Toque todos los puntos posibles para que todas las preguntas sean
contestadas antes de que los Clientes pregunten.

Copyright

©The Friedman Group, 2005

11 - 4

REUNIONES DE GERENCIA

Sesiones de Lluvia de Ideas. Cuando tenga una idea en particular y pienseque podría
provocar resistencia en los Asesores, una excelente forma de debilitar esa resistencia es hacer
que ellos mismos vengan con la idea. Es frecuente que si su idea es lógica y razonable, ellos
lleguen con la misma idea o una mejor si Usted les da la oportunidad. Aún si ellos vienen con e l
mismo plan que Usted tenía en mente, hágalos sentir que la idea fue de ellos. Estarán mucho
másdispuestos a cumplir nuevas reglas si tuvieron parte en su creación.
La lluvia de ideas también puede ser útil cuando Usted verdaderamente necesita la
opinión de su staff para tomar una decisión o llegar a la solución de un tema particular. Se
sorprenderá de lo creativos que pueden ser cuando se les pregunta.
Existen algunos lincamientos a seguir cuando se tiene una sesión de lluvia de...