Planeandos Una Oficina

aPLANEANDO UNA OFICINA DE ADMON. DE PROYECTOS

PROCESOS DE EVALUACION

¿COMO SE EVALUAN LOS NIVELES DE ORGANIZACION?

DIAGRAMA DE ANALISIS “GAP”
-------------------------------------------------
As-is; To-Be; Gap
Este artículo corresponde en parte a discusiones técnicas con mis colegas de Embotelladora Andina y refleja mi opinión respecto a los modelos As-Is y To-Be más el análisis deGAP.
Primero es necesario tener en consideración que estas discusiones se originan por causa del transcurso del tiempo, al igual que uno los sistemas envejecen y requieren ser actualizados funcionalmente. Luego la pregunta es ¿Cómo actualizo funcionalmente mis sistemas? Asunto que intentaré responder a continuación[1].
La necesidad de la actualización funcional se presenta cuando se estátrabajando varios años con un mismo sistema, que se ha actualizado técnicamente, se han instalado las nuevas versiones del software. Pero, no se usan extensivamente las nuevas funciones que incluye este nuevo software y, por otra parte el portafolio de proyectos se comienza a llenar de muchas iniciativas de “mejoramientos”. La conclusión es: los sistemas requieren un mejoramiento de mayor alcance oprofundidad.
El plantearse este mejoramiento o puesta al día tiene varias implicancias:
* Los sistemas en uso se implementaron con una tecnología distinta a la hoy en boga, entiéndase BPM. Es decir se diseñaron a partir del concepto funcional: Área Organizativa / Módulo de Software.
* No existe mucha seguridad que la  documentación del sistema refleje la realidad actual.
* La actualización,con toda seguridad, ocupará la disciplina BPM y el concepto Proceso de Negocios.
* Lo más probable es que la organización no esté dispuesta a ejecutar un proyecto con una estrategia Big Band, básicamente por una cuestión de costos. Esto obliga a una estrategia de implementación que denomino “Cambiar la Rueda en Marcha”[2], es decir implementar los nuevos procesos de negocios mientras lossistema originales –antiguos-  siguen funcionando y, todo esto en un mismo landscape.
* Dado que los sistemas antiguos tienen un diseño funcional, se mapean directamente uno es a uno con las área organizacionales. Cuestión que no ocurre con los procesos de negocios,  que generan una estructura organizacional matricial, y esto provoca, sin lugar a dudas, un conflicto de poderes –político- no menor.* Si la empresa tiene filiales, plantas u operaciones en distintos lugares o países lo más típico es que teniendo el mismo software, se tienen implementaciones distintas de acuerdo con los criterios de los gerentes.
Estrategia Cambio de Rueda en Marcha
Esta estrategia es válida para una empresa que opera un ERP con sistemas adicionales como CRM, SCM y sistemas legados, todos estos sistemascon algún grado importante de interconexiones. Es decir es para una empresa de tamaño grande con una infraestructura informática compleja que justifica una estrategia como la que describiré a continuación.
Características
Esta estrategia corresponde a las de tipo Evolutivo por Proceso[1], cuyas características  principales son:
Fortalezas
* Permite un enfoque en profundidad y sistemático.* Cambio Organizacional suave.
Debilidades
* Realización lenta de los beneficios.
* Se generan cambios en los procesos debido al paso del tiempo.
Básicamente esta estrategia se aplica a un proceso de negocios End-To-End, por ejemplo: Order-to-Cash, Procure-to-Pay, etc.
Pre-Requisitos
Para que esta estrategia efectivamente pueda aplicarse exitosamente es necesario contar con:
*Una directriz del Directorio y la Gerencia General que señale que la empresa re-implementará sus sistemas informáticos utilizando la disciplina BPM.
* Un Mapa de los Procesos de Negocios oficial.
* Un área Informática con personal capacitado en BPM y que conozca los procesos de negocios de su empresa en profundidad (detalles operativos).
* Una estructura metodológica que incluya: la...