Planificación de eventos

CRONOGRAMA PARA LA PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO
Ejemplo tipo: Se adecuará a la magnitud del evento
LANZAMIENTO DE PRODUCTOS – INAUGURACIONES – FERIAS – JORNADAS – SEMINARIOS – CONGRESOS -EXPOSICIONES

12 Meses Antes
Selección de la sede
Fecha aproximada o exacta
Presupuesto
Cotización de precios
Contratar transportadora oficial

11 Meses Antes
Contratación de la sede
Fijar los fondosSelección de los expositores (para una feria) o de disertantes (para un congreso)
Difusión específica
Elección del logotipo, del color, del eslogan, etc. Toda la parte de comunicación interna yexterna, se puede hacer basándose en un concurso de diseñadores gráficos y artistas

10 Meses Antes
Redactar el reglamento (congresos, concursos, exposiciones)
Estudiar costos más precisos
pedirpresupuestos de todos los servicios, personal, auxiliar, alquiler de elementos

8 Meses Antes
Si hay extranjeros, reserva de los hoteles, pasajes
Si es un congreso, seleccionar los temas propuestosSi es una exposición, enviar información a los expositores

6 a 8 Meses Antes
Confirmar expositores
Confirmar temas a tratar

2 a 6 Meses Antes
Programa tentativo de actividades socialesPrograma de acompañantes
Contratación de espectáculos, shows
Promoción y difusión directa
Contactos con la prensa
Selección del menú para cocktail, banquete, coffee break, etc.
Turismo pre y postevento
Diseño de uniformes
Contactos con agentes de ceremonial
Impresión de documentación: reglamentos, programas, credenciales, diplomas, contratos tipo
Envío de documentación a los expositores y oparticipantes

1 a 2 Meses Antes
Seleccionar, capacitar, contratar al personal auxiliar
Probar uniformes
Elaborar el programa final
Determinar exactamente horarios y tareas a desempeñar

Hastael día “D”
Controlar instalaciones
Chequear todas las necesidades
Ensayar los actos, calcular tiempos
Verificar hasta tres veces los equipos electrónicos
Verificar tiempos de entrega de...