Planificacion acto solidario

Cómo organizar una cena solidaria
En primer lugar, hay que darle un sentido a la cena: ¿Por qué la celebramos? ¿Cuál es su finalidad? ¿Qué pretendemos conseguir? Redactar esto en breves líneas nos ayudará a enfocar el acto y a darle el talante que queremos. En segundo lugar, esa cena no es una simple cena, sino un encuentro “con causa”. Hay que darle un mensaje, que explicará de forma simple yatractiva su fin. Podéis traducirlo en un slogan o lema. Y, por qué no, dadle un nombre “a la criatura” que la distinga. Si planeáis organizar más, se convertirá en “vuestra cena” y ganará entidad propia. Ahora toca planificar el evento. Hay que tener en cuenta:

1. Quiénes serán los invitados ― Qué perfil tendrán: jóvenes, adultos, familias, ¿habrá niños?, etc. ― Cómo vais a comunicaros conellos: mailing, invitación, llamadas, personalmente... Por lo general, conviene combinar dos o tres medios, y hacerlo siempre de forma personal y directa. ― Cuántos prevéis: acotad un mínimo y un máximo, de cara a preparar el lugar. ―Qué precio pagarán. ¿Habrá descuentos por grupos o para los niños?

2. La fecha Muy importante buscar fechas propicias (antes de Navidad, en primavera...) Mirad que nocoincidan con puentes, vacaciones, épocas de final de curso u otras fiestas locales, partidos de fútbol... todos esos factores pueden influir en la asistencia.

3. El lugar Importantísimo también. Hay que buscar el lugar adecuado y con todos los recursos necesarios, en función del tipo de invitados y el cariz que tendrá la cena. No es lo mismo preparar una cena “elegante” con empresariosbenefactores que una cena solidaria para jóvenes con carácter más desenfadado e informal. Sea como sea, ha de ser un espacio digno y agradable, pues el entorno contribuye mucho al éxito de la cena. Los invitados han de sentirse a gusto. Atención a la climatización, la iluminación, la comodidad de los asientos, la decoración y, sobre todo, la limpieza.
Documentos prácticos ARSIS – (c) Fundación ARSIS ―www.arsis.org 1

4. La logística. Si contratáis un local o restaurante, ellos se ocuparán de todo, pero conviene supervisar y visitar unos días antes a los encargados para comprobar que todo se hace como queréis: disposición de mesas, menús, espacio, etc. Si lo organizáis todo vosotros en un local vuestro o cedido, o en una plaza pública, tendréis que prever todo lo necesario: mesas, sillas,utensilios, manteles, iluminación, megafonía, música, agua, recogida de residuos, transporte de los alimentos, limpieza... Lo ideal es que haya un encargado de esto con un equipo de voluntarios ayudantes.

5. La comida Podéis hacerla vosotros o bien encargarla a un restaurante o a un catering. En todo caso siempre deberéis decidir: el menú, su precio de coste y el precio de los tiquets que vais acobrar a los invitados. Si la comida la hacéis vosotros hay tres factores clave: ― el COCINERO/A y sus pinches ayudantes ― los ALIMENTOS (comprados o regalados) que hay que conservar en buen estado hasta su elaboración; no seáis derrochones, pero buscad calidad y neveras para que nada se estropee, ya sabéis que a la gente se le llega al corazón vía estómago... y no hay nada peor que una cena quetermina en intoxicación colectiva ― y, por último, el SERVICIO. Cómo se servirán las mesas, o si pondréis un buffet self service, etc. Si la comida la hacéis vosotros, pensad si vais a ofrecer un menú completo, pan, vino, café, postre... o simplemente un plato fuerte, dejando que los comensales traigan de sus casas el resto. Otra opción de cenas solidarias es no hacer comida, sino que cada familia oinvitado traiga de su casa algo para compartir. En este caso, hay que organizar un bufet libre o punto de servicio y un sistema ágil para que todo el mundo pueda tomar lo que le apetezca.

6. El dinero Haced un presupuesto de gastos y previsión de ingresos. ¿Cómo vais a financiar el evento? (Ver más abajo) Si cobráis tiquets o vendéis bebidas, tiene que haber un punto de venta con una o...