Planificacion archivo clinico

Introducción

Cuando se pregunta a distintas personas que es un archivo dan diferentes respuestas. Hay quien piensa que un archivo no es más que un montón de documentos, otros piensan que es una habitación más o menos grande en algún sótano y los menos creen que es parte de una institución pública a la que se puede ir a solicitar información. La definición más general es de un lugardesordenado, lleno de papeles, y cajas amontonadas donde encontrar una información es algo difícil.
En realidad un Archivo es a grandes rasgos estas tres visiones: un conjunto de documentos organizados, el lugar donde alojarlos y la institución que los gestiona.
Ahora nosotros como funcionarios de Registros Médicos debemos saber cómo proyectar u organizar un Servicio de Archivo de tal manera que sufuncionamiento sea de la mayor calidad y a la vez rápido para encontrar los documentos requeridos.
Esto se logra mediante una planificación ordenada de su planta física así como de la normativa para sus funcionarios.
Por el momento nos enfocaremos en su planta física, sus necesidades y el cálculo necesario para su planificación, a largo tiempo.

EQUIPO E INSUMOS PARA EL ARCHIVO

El área dearchivo de historias clínicas necesita, para su adecuado funcionamiento, contar con equipos tales como: estantes o anaqueles, intercomunicadores, teléfonos, preclasificadores de historias clínicas, escaleras, carritos para la distribución de historias, etc.
La identificación y selección de equipo y materiales adecuados para el archivo de historias clínicas es una tarea importante, tiene repercusióntanto en el rendimiento de los empleados como en el aprovechamiento del espacio físico.

Estantes
Se recomienda el uso de estantes para el archivo de historias clínicas porque, en comparación con gaveteros, ahorran espacio y es fácil archivar y retirar historias.
La terminología usada para describir estantería es variada. En este módulo usaremos las palabras "estante," "entrepaño," "cuerpo deestantes" y "estantería" de la siguiente forma:

Estante: | • Armario con anaqueles o entrepaños |
Entrepaño: | • Tabla de un estante |
Estantes de Cuerpo: | • Un conjunto de estantes anexos |
Estantería: | • Juego de estantes (un conjunto de cuerpos de estantes) |
Características de los estantes
Los estantes pueden ser de madera o metálicos, siendo estos últimos máslivianos y menos propensos a destrucción por insectos.
Existen diferentes marcas comerciales de estantería diseñada para el archivo de historias clínicas y otros expedientes parecidos. También, la estantería puede confeccionarse en el mismo hospital o fuera de él, en cuyo caso es especialmente importante describir las características que debe reunir.

MEDIDAS RECOMENDADAS PARA EL ESTANTE
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El largo de cada entrepaño de 0,90 ó 1.0 m.
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El ancho o profundidad de cada entrepaño debe ser aproximadamente 5 cm menor al de la historia clínica, aproximadamente 25 cm.
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El espacio entre entrepaños de 30 cm. Esto incluye el espaciode luz después del borde superior de la carpeta.
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La base del primer entrepaño y el piso (zócalo) 10 cm.
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La altura del estante variará de acuerdo con el número de entrepaños.
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Debe calcularse en dejar unos 5 cm de luz entre el borde superior de la carpeta y la parte inferiordel próximo entrepaño. El dejar más espacio de luz resulta en una pérdida de espacio vertical. Dejar mucho menos espacio que 5 cm puede presentar problemas si se modifica la carpeta en el futuro o cuando los entrepaños se llenan demasiado.
En cuanto al número de entrepaños con que el estante debe contar, hay que tomar en cuenta dos factores: es más eficiente archivar (y también ofrece menos...