Planificacion de eventos y banquetes

PLANIFICACION DE EVENTOS Y BANQUETES

Cada evento es una experiencia única, y eso es justamente lo que se debe buscar al planearlo y ejecutarlo. Todo debe ser pensado en función de producir satisfacción en los asistentes. Expertos en realizar eventos coinciden en que las siguientes son algunas de las recomendaciones más importantes para tener en cuenta al realizar actividades exitosas[1]:• Tener claro el objetivo que se quiere lograr, y en ese orden de ideas a qué público va dirigido, qué efectos se quiere producir en los asistentes, y para lograrlo, qué lugar se debe buscar y qué clase de montaje se necesita, según el concepto desarrollado.

• La convocatoria, la invitación, el desarrollo y la culminación del evento deben tener un hilo conductor claro e impactante. Además,debe existir una coordinación logística impecable.

• Tener claridad en el presupuesto total que se va a invertir en el evento. Esos costos son muy variables; por tanto, se debe prever que cualquier cabo suelto puede incrementar su valor monetario.

• Una excelente preproducción. Todo, en la medida de lo posible, debe ser calculado y tenido en cuenta para no sufrir sobresaltos queempañen el desarrollo del acontecimiento.

• Planear y ejecutar un retroplaning coherente con los tiempos requeridos para cada proceso, responsables y ejecutores de cada labor.

• Estar siempre preparados para cambios de última hora y acción inmediata en caso de imprevistos. En ocasiones surgen situaciones que no han sido contempladas y para las que se debe contar con un “plan B”.


1. PASOSDE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

1. Temática[2]

La palabra temática proviene de otra palabra: tema. Así, cuando hablamos de temática se está haciendo referencia al tema que aparece en una exposición, en una presentación, en una charla o en un sinfín de situaciones diferentes. El término como tal puede ser usado tanto como sustantivo, por ejemplo: cuando se dice que la temática de una fiesta esvestir de rosa; como también como adjetivo calificativo, por ejemplo: cuando se dice que es una fiesta temática, lo cual quiere decir que hay un tema específico.

Dentro de la temática se debe definir inicialmente el tipo de encuentro o evento, el cual puede ser una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención, entro otros y que ya seapor las personas que acudirán a la misma o por el valor y la carga emotiva que uno mismo le ponga a una de estas, por ejemplo el casamiento de una amiga, ostentan un carácter de acontecimiento importantísimo e imperdible al cual se debe asistir, si estamos ante el segundo caso o en el caso de por ejemplo una ceremonia de entregas de premios, como pueden ser los Oscars, por lo menos, seguir el eventopor televisión.

Entonces, dentro de lo que es un evento nos encontramos con aquellos que se desarrollan en una ocasión especial y que tienen un significado de ritual, ceremonias, entre estos se encuentran: el bautismo, un funeral, una boda, un nacimiento y una graduación.

También dentro de la larga lista de los eventos están las fiestas, que son ritos sociales en los cuales se festeja unacontecimiento importante, como ser un cumpleaños, un aniversario.

Luego, nos encontramos con los festivales que son acontecimientos o celebraciones que cuentan con la organización de la comunidad o municipio de un lugar determinado y pueden ser de música, étnicos, de las artes, de cine, de teatro, literario, alternativo, entre otros.

Otro de los tantos eventos que hay y que suelen ser los máscelebrados y vistos por el género masculino, son los eventos deportivos o competiciones, entre los que se pueden incluir los torneos de fútbol, de hockey, de tenis, de básquet y de voleibol.

Y finalmente, entre los eventos más salientes, se encuentra la convención, que es la reunión de especialistas o fanáticos de un tema determinado que fijan un punto y una fecha de encuentro para...