Planificacion de las comunicaciones

Planificación de las Comunicaciones

El proceso Planificación de las Comunicaciones determina las necesidades de información y comunicación de los interesados; por ejemplo, quién necesita qué información, cuándo la necesitará, cómo le será suministrada y por quién. Si bien todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar información del proyecto, las necesidades de información y losmétodos de distribución varían ampliamente. Identificar las necesidades de información de los interesados y determinar una forma adecuada de satisfacer esas necesidades es un factor importante para el éxito del proyecto. En la mayoría de los proyectos, la mayor parte de la Planificación de las Comunicaciones se hace como parte de las primeras fases del proyecto. Sin embargo, los resultados de esteproceso de planificación se revisan regularmente a lo largo del proyecto y siempre que sea necesario para asegurar la continuidad de su aplicabilidad. La Planificación de las Comunicaciones a menudo está estrechamente vinculada a los factores ambientales de la empresa y las influencias de la organización dado que la estructura de la organización del proyecto tendrá un efecto importante sobre losrequisitos de comunicaciones del proyecto.

Planificación de las Comunicaciones: Entradas

.1 Factores Ambientales de la Empresa
.2 Activos de los Procesos de la Organización
.3 Enunciado del Alcance del Proyecto. El análisis de los interesados se completa como parte del proceso Definición del Alcance.
.4 Plan de Gestión del Proyecto
El plan de gestión del proyecto proporciona informaciónsobre los antecedentes del proyecto, incluidas las fechas y las restricciones que pueden ser relevantes para la Planificación de las Comunicaciones.
• Restricciones. Las restricciones son factores que pueden limitar las opciones del equipo de dirección del proyecto. Algunos ejemplos de restricciones pueden ser que los miembros del equipo se encuentren en distintas ubicaciones geográficas,incompatibilidad de las versiones del software de comunicación o capacidades técnicas de comunicación limitadas.
• Asunciones. Las asunciones específicas que afectan a la Planificación de las
Comunicaciones dependerán del proyecto en particular.

Planificación de las Comunicaciones: Herramientas y Técnicas

.1 Análisis de Requisitos de Comunicaciones

El análisis de los requisitos decomunicaciones da como resultado la suma de las necesidades de información de los interesados en el proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y formato de la información necesaria con un análisis del valor de esa información. Los recursos del proyecto se utilizan sólo para comunicar información que contribuya al éxito, o cuando una falta de comunicación pueda llevar al fracaso. Esto nosignifica que no deban compartirse las “malas noticias”, sino que el objetivo es evitar abrumar a los interesados con información intrascendente. El director del proyecto debe considerar la cantidad de canales o caminos de comunicación posibles como un indicador de la complejidad de las comunicaciones de un proyecto. El número total de canales de comunicación es n(n-1)/2, donde n = número deinteresados. Por consiguiente, un proyecto con 10 interesados tiene 45 posibles canales de comunicación. Por lo tanto, un componente clave de la planificación de las comunicaciones del proyecto es determinar y limitar quién se comunicará con quién, y quién recibirá qué información. La información que se requiere normalmente para determinar los requisitos de comunicaciones del proyecto incluye:
•Organigramas
• Relaciones entre las responsabilidades de la organización del proyecto y los interesados
• Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el proyecto
• Logística de cuántas personas estarán involucradas en el proyecto y en qué ubicaciones
• Necesidades de información interna (por ejemplo, comunicaciones entre las organizaciones)
• Necesidades de...