Planificacion de una actividad

Curso: Administración de oficinas

Tema: Reuniones formales e
Informales, talleres, seminarios,
simposios y reuniones de junta.

Profesora: Jendry Calvo Chavarría.

Alumnas: Yuri Sanarrusia Rojas
Katherine Jiménez Abarca

Fecha deentrega: sábado 19 de marzo del 2011

¿Qué es una reunión?
Una reunión es una técnica por la cual una serie de personas, con unos objetivos comunes, intercambian información sobre uno o varios temas, para llegar a la consecución de dichos objetivos mediante unos compromisos comunes.

Ventajas de las reuniones
Existen muchas y variadas ventajas que nos aportan las reuniones:
1. Una reuniónpermite la definición de un grupo, de tal forma que las personas presentes pertenecen a él y las ausentes no. Cada persona siente que pertenece a ese grupo.

2. En las reuniones el grupo pone al día, añade y revisa información propia; las reuniones permiten la rapidez y la eficiencia de las comunicaciones. Por tanto constituyen un excelente vehículo de comunicación.

3. Se ha comprobado que cuandose juntan diferentes personas que aportan inteligencias, habilidades y experiencias diferentes para que piensen juntas, se obtiene un resultado superior a la suma de las aportaciones de las personas pensando individualmente.

4. Las reuniones hacen surgir en los asistentes un compromiso hacia las decisiones que se han tomado a lo largo de la reunión.

5. Las reuniones de trabajo participativasen las que las personas asistentes dan su opinión después de ser solicitada por el facilitador promueven la integración e implicación del grupo de participantes.




¿Qué son reuniones formales?

Se consideran reuniones formales aquellas en las que se sigue una estructura y se organizan en función de diferentes fases: planificación, información,preparación, estructuración y control y análisis de la reunión; y además está orientada a la consecución de los objetivos que justifican la reunión.

Las reuniones formales aseguran el desarrollo y el control paso a paso para alcanzar los objetivos previstos. Este es el cuerpo u organismo que dirige los destinos de la empresa, en estas reuniones se toman decisiones que pueden afectar todofuncionamiento de la misma. En ellas se reciben informes de los diferentes funcionarios o ejecutivos.
Por lo regular, este grupo celebra sus reuniones una vez al mes aunque otros prefieren reunirse trimestral o semestralmente según esté estipulado en los estatutos de la empresa. Estas reuniones pueden durar dos horas, medio día o todo el día.
El presidente de la empresa, por lo general, es quienpreside las reuniones, la junta de directores tiene una persona asignada para tomar las minutas (notas que se toman en una reunión y que se usan para preparar el acta), esta persona puede ser el asistente administrativo del presidente.

Pasos para dirigir una reunión formal

Paso # 1: Fije objetivos
Un objetivo claro animará a la gente a asistir porque comprenderán el propósito de la reunión.Asimismo, sentará las bases de una reunión focalizada.
Por lo general, las reuniones tienen uno de dos objetivos: informar o decidir. "Discutir" no constituye un objetivo para una reunión. Por ejemplo, "determinar el posicionamiento de mercado de la publicidad comercial de la Serie 2000" es un objetivo real. Es focalizado y anuncia claramente el propósito de la reunión. "Discutir el marketingpara la Serie 2000" suena sin propósito y podría instar a divagaciones en lugar de tomar medidas.

Paso #2: Reúna a los asistentes
Prepare una lista de quiénes deben asistir a esta reunión. Piense cuidadosamente si alguien necesita o no estar en la sala durante toda la reunión (tal vez pueda participar a través de una audio conferencia, o sólo en un tema específico). Recuerde, si desperdicia el...