Planificacion

Lo que buscamos
Cuando nos piden realizar un plan de trabajo se busca anticipar, es decir, saber antes de asignar recursos los tres aspectos principales de un proyecto, es decir:
* qué queremos conseguir (objetivos). El Qué
* en qué tiempo (cronograma). El Cuando
* y a qué costes (presupuesto). El Cuanto
Es lo que se denomina habitualmente triángulo de la gestión de proyectos. Eltriángulo implica tres puntos unidos, es decir, existe un compromiso entre los tres: variar uno implica variar los otros.
Por lo tanto, un buen plan tiene que reflejar, de forma sencilla y clara, esos tres aspectos y facilitar la toma de decisiones (a tus jefes, tu equipo o a tí). La toma de decisiones se hace al principio (lo que se llama viabilidad) pero, sobre todo,a lo largo de todo el proyecto(seguimiento). Cuanto más sencillo y claro sea el plan, mejor será la toma de decisiones.
Y por último, para entender la obsesión por la planificación simplemente decir que es mucho mejor pensar antes de hacer, que hacer y luego pensar. ¿Porqué? Pues porque una vez que arrancan los trabajos, se asumen muchos compromisos (calidad, tiempo o dinero) que impactan sobre el proyecto. Todo el tiempoinvertido inicialmente en un buen plan, hace que disminuyan los cambios. Ojo, es imposible evitarlos (ningun plan se cumple al 100%)
Para no obsesionarse es importante dedicarle un tiempo razonable, en mi opinión no debe ser mayor al 10% del total del proyecto. Es decir, un proyecto de 100h, pues 10 de planificación. En mi caso personal, en mi agenda del año 2008 dediqué el 3% del total aplanificar y hacer seguimiento (de la agenda, no de mis proyectos). Sin embargo todo depende del tipo de proyecto
Objetivos y Actividades
Uno de los errores comunes al principio es confundir objetivos y actividades. Lo más sencillo es describir actividades, incluso se pueden organizar jerárquicamente (técnicamente se llama EDT o WBS) es decir, descomponer el trabajo en tareas. Eso es lo fácil, lodifícil es que esas actividades cumplan tus objetivos, es decir, que se cumpla el alcance (o éxito) del proyecto. Pero, ¿porqué es tan difícil? Porque es difícil determinar:
* Como medir el éxito de los objetivos
* Como medir la relación causa efecto (Actividad Objetivo)
El plan debe contener las actividades y los objetivos y, de forma clara, se tiene que ver su relación, debe haber una lógica:cumpliendo tales actividades se cumple tal objetivo. Sin embargo suele ocurrir que aunque cumpla con ciertas actividades no cumpla un objetivo o un hito del proyecto.
Actividades e Indicadores
Un indicador es un dato objetivo que permitirá:
* Medir el impacto de una actividad
* Medir el grado de éxito de un objetivo
Generalmente es un número, pero no tiene porqué. Sin indicadores nosirve de nada la planificación porque no hay forma de medir si va bien o mal. Es importante pensar en buenos indicadores que de forma general deberían conseguir ciertos equilibrios:
* Precio vs Precisión. Lo ideal es lo más barato posible a una precisión razonable
* Disponibilidad vs Precisión. Lo ideal es tener el indicador lo más rápido posible porque permite anticipar decisiones.
Losindicadores deben estar en los informes de seguimiento. Sirven para medir el estado del proyecto (actual) y su relación respecto al plan previsto (seguimiento). Es una forma de relacionar actividades y objetivos.
El Cronograma (La Planificación)
El cronograma es el plan de la variable tiempo. Es decir, un conjunto de actividades con sus plazos correspondientes (fecha de inicio y fin). Es decir,relaciona actividades y tiempo. La herramienta más utilizada es el diagrama de Gantt y también se utiliza mucho el concepto de ruta crítica y red PERT. Pero yendo a lo sencillo buscamos responder ciertas preguntas:
* ¿Cuando terminará el Proyecto? Plazo de Ejecución
* ¿Cuando se hará tal actividad? Inicio/Fin/Duración de una actividad
* ¿Qué avance de proyecto tendré en tal fecha?...