planificación de actos

Máster Internacional en Gestión y Organización de Eventos, Protocolo, Ceremonial y Relaciones
Institucionales
Módulo 1. Protocolo y Ceremonial. Técnicas para la planificación, programación y ejecución de eventos.
El protocolo oficial
Tema 12. La planificación de un evento

Tema 12

La planificación de un evento
En los capítulos anteriores se ha hecho referencia a las principales reglasbásicas que
son necesarias para iniciarse en el campo de la organización actos. Analizadas
aisladamente, llega ahora el momento de encajar todas las piezas y aplicarlas a la
planificación, gestión y ejecución de un evento. Se sabe que hay un anfitrión, invitados,
precedencias, ordenaciones de asientos, invitaciones, banderas, presidencias, líneas de
recibimiento… Pero, ¿cómo lo aplicamos? Endefinitiva, ¿cómo se organiza un acto?
Ésa es la clave de la cuestión. Teorizar al respecto resulta difícil por una sencilla razón:
ningún acto es igual a otro; en consecuencia su organización tampoco puede serlo.
Puede hablarse de métodos generalistas a seguir e incluso señalar una pauta común,
pero teniendo en cuenta que la gran diversidad de eventos hace muy relativo la validez
de un mismosistema de trabajo. Hay actos sencillos que apenas exigen esfuerzos y en
cambio hay otros cuya complejidad requiere largos tiempos de preparación y amplios
equipos de trabajo. No es lo mismo preparar el protocolo para un almuerzo de empresa
de cuatro personas, que organizar la junta general de accionistas. Incluso en actos que
pudieran parecer similares, tampoco. No es igual la organización dela inauguración de
una nueva biblioteca, que la apertura de un gran hotel.

Planificar y gestionar un acto, salvando las distancias, es como construir una casa. Si
disponemos de un solar, ¿qué es lo primero que haríamos? Ponernos en manos de un
arquitecto, profesional a quien le encargamos que haga realidad nuestro deseo. Éste
comenzará por visitar el solar, observar el entorno, hacer lasmediciones oportunas,
encargar los estudios geológicos pertinentes… Después hablará con sus futuros
propietarios, les pedirá qué idea previa tienen y qué necesidades plantean, así como un
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Tema 12. La planificación de un evento

cálculo aproximado de lo que están dispuestos a gastar. O por el contrario, podrían no
decirle nada y esperar de aquél que les haga una propuesta, que será entregada a los
interesados. Estos darán sus opiniones, pedirán o no cambios, valorarán en función a los
presupuestos y contodo ello se hará un proyecto inicial definitivo. Por el contrario, a
veces los interesados irán al arquitecto casi con una idea cerrada y le pedirán que haga
el proyecto técnico que quieren, fase ésta en la que el profesional podrá incorporar
seguramente algunas cuestiones novedosas que, a su juicio, podrían enriquecer el
resultado final.

Tras las autorizaciones administrativas oportunas,comenzará a construirse el edificio de
acuerdo a un calendario y un plan de obra que previamente se señalará. Llegarán
primero las excavadoras, luego se levantarán los cimientos, irán tomando forma los
diferentes pisos, se encajará la fontanería, se colocarán los tabiques con sus puertas y
ventanas, se extenderán los cables eléctricos y los puntos de luz y toma de corriente, la
pintura, losmarcos, las fachadas exteriores… y así sucesivamente hasta que llegue la
feliz entrega de las llaves, una vez obtenidos los permisos correspondientes. Habrá
momentos en los que trabajen técnicos en varias especialidades al mismo tiempo, pero
perfectamente coordinados por el encargado correspondiente. Seguramente en esa fase
de construcción, en virtud a la conversión a la realidad de un...